Avez-vous déjà assisté à une présentation Powerpoint si ennuyeuse que vous luttiez pour rester éveillé·e ? Avez-vous parfois l’impression que vos propres interventions ne captivent pas autant l’attention que vous l’aimeriez ? Sachez que vous avez tou·tes le pouvoir de changer cela pour que votre audience se souvienne de votre discours. Il en va de votre crédibilité professionnelle. Voici 10 conseils pour marquer des points avec un diaporama, convaincre de potentiels clients et tout simplement améliorer la qualité de vos reportings.
1. Déterminez avec précision l’objectif de votre présentation et son ROI
On parle souvent du design et des éléments graphiques des Powerpoint comme aspect essentiel d’une présentation. En réalité, la toute première question à se poser est :
« Pourquoi ai-je besoin d’un Powerpoint et quel est son but ? »
Cette phrase doit résonner en permanence dans votre esprit au fil de la création du document PPT. Vous allez passer du temps dans sa conception. Vous tenez donc à ce qu’il y ait un retour sur investissement, sinon à quoi sert tout ce travail ? Vous pourriez tout aussi bien faire un exposé oral ou une vidéo et économiser vos efforts.
Cherchez-vous à convaincre des investisseurs ou des clients ? Intervenez-vous dans un webinaire en tant qu’expert·e ? Devez-vous présenter un reporting à votre hiérarchie ou une stratégie à votre équipe ? Quelle que soit la raison qui vous pousse à créer un diaporama, celui-ci doit vous aider à obtenir quelque chose :
- un contrat avec une entreprise
- des contacts de prospects
- des recommandations
- (simplement laisser une bonne impression à votre public)
2. Observez les principes de la communication : les 5W
Les présentations Powerpoint ennuyeuses sont faites par des personnes qui ne tiennent pas compte des principes élémentaires de la communication et du marketing. Avant de concevoir votre plan, utilisez la méthode des 5W (What, Why, Where, When, Who), ou QQOQCP (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi). Globalement, cela donne :
- Qui parle : on doit comprendre qui parle (vous, votre entreprise, votre équipe, votre marque…) tout au long de la présentation
- De quoi + Quand : c’est le message, le sujet auquel vous devez répondre + date, actualité ou événement qui pose le cadre
- À qui : définissez bien votre public cible (le persona) pour comprendre, sa situation, ses problèmes, ses attentes et ses besoins
- Pourquoi : pourquoi le sujet serait-il intéressant pour la cible ?
- Comment : manière de formuler votre message, présentation en images ET ORALE (vous allez devoir vous impliquer physiquement)
Ce travail de préparation demande du temps. Mais grâce à cela, vous réduisez très largement le risque de passer à côté de votre audience.
3. Faites une checklist de ce que vous voulez et ne voulez pas dans le Powerpoint
Si cette checklist n’existe pas encore, créez-vous une note facile d’accès que vous agrémenterez dans le temps. Vous y noterez ce qui vous énerve, vous ennuie ou vous fait perdre le fil durant les présentations. C’est assez utile pour éviter de faire soit même de grossières erreurs.
Dans le même ordre d’idées, n’hésitez pas à noter ce qui peut vous plaire dans les présentations powerpoint de collègues : plan et présentation fluides, design et couleurs, emojis attractifs, images et éléments graphiques intéressants, typographie agréable, enchaînement des slides, agencement des effets, teneur du discours, expression orale…
4. Concevez un déroulé logique de présentation
Pour votre audience, rien de pire qu’un Powerpoint décousu, qui revient en arrière ou qui perd la connexion avec le sujet (attention également aux digressions orales…). Aimeriez-vous visionner un film avec des scènes qui ne s’enchaînent pas ? Vous avez besoin d’ordonner vos idées, ce qui vous fera gagner beaucoup de temps par la suite.
Certain·es ont seulement besoin d’un tableau Excel, d’un document Word ou d’un bout de papier. D’autres apprécieront les outils en local ou en ligne comme Freeform (Mac), Mindmeister ou Framindmap, parfaits pour représenter visuellement un plan et ajouter des notes en cours de route (rappel d’intégrer tel élément, tel témoignage vidéo, tel graphique…).
Partez de votre constat (la problématique ou sujet), notez l’objectif à atteindre, puis intégrez chaque étape pour faire le lien entre les deux. Chaque slide se connecte logiquement à la slide précédente et à la slide suivante.
5. Choisissez un design simple, professionnel et cohérent avec votre marque
Si vous êtes salarié·e, assurez-vous qu’il n’existe pas déjà une trame aux couleurs de l’entreprise : cela vous fera gagner du temps. Si vous partez de zéro, restez simple, mais surtout moderne. Juste un exemple pour l’idée : évitez les polices de type Comic Sans MS qui sentent bon l’amateurisme.
Le logiciel de Microsoft contient déjà de nombreux templates vierges. N’hésitez pas toutefois à chercher l’inspiration du côté de Pinterest ou encore chez Canva, la référence en matière de visuels.
Pour gagner encore un peu de temps pour vos futures présentations, conservez une trame vierge de vos différentes slides pour plus tard.
6. Illustrez votre présentation avec des images authentiques
Les graphiques et les images sont indispensables pour illustrer vos propos. Vous éviterez toutefois les photos de banques d’images qui ne reflètent pas pleinement votre ADN de marque. Essayez autant que possible d’utiliser des images ou des captures-écran internes à votre entreprise pour apporter de la valeur et des informations pertinentes à vos slides.
7. Simplifiez vos diapositives sans verser dans l’extrême
Vous vous souvenez des diapositives surchargées de texte écrit trop petit ? Ou des diaporamas avec du contenu disposé de manière anarchique, sans cohérence entre les slides ? Le confort visuel de votre audience est important pour conserver son attention : il faut de la fluidité. Ce fichier PDF produit par l’enseigne Xerox vous donne de précieux conseils de base pour la rédaction et le design de vos slides, comme par exemple :
- créer un sens logique de lecture pour un public occidental (de gauche à droite, de haut en bas)
- privilégier 1 idée par page
- éviter les longues phrases : préférer les idées principales, les titres et les mots-clés
- préférer les polices sans serif (sans empattement) : Helvetica, Tahoma, Verdana…
- se limiter à 6 puces par diapositive, 6 mots par puce
- éviter tout ce qui agresse, fatigue ou cannibalise l’attention (GIF…)
N’hésitez pas à consulter régulièrement votre checklist des DOs et DON’Ts pour éviter de faire des erreurs.
8. Faites relire et contrôler votre Powerpoint à quelqu’un
Par manque de temps, on zappe régulièrement cette étape. La relecture par un tiers permet pourtant d’identifier les lourdeurs de style, les moments où l’on perd le fil, la cohérence entre les diapositives, ce que l’on retient de la présentation. On doit comprendre le sujet, l’objectif du Powerpoint et son déroulé sans votre présentation orale.
9. Répétez votre présentation avant l’événement
Toute personne travaillant régulièrement à distance a déjà assisté à ou vécu des problèmes techniques d’affichage au moment de l’événement. Et même si votre audience vous pardonnera très certainement, personne n’aime perdre son temps.
Assurez-vous donc que le matériel et les outils informatiques mis en place fonctionnent :
- contrôle de l’emplacement du fichier PPT (plutôt facile d’accès pour le jour J)
- sauvegarde sur une clé USB ou sur le cloud, en format .PPTX pour vous assurer d’arriver à l’ouvrir
- test des fonctionnalités logiciel (Powerpoint, diaporama en plein écran, partage d’écran…)
- test des micros (prévoir des écouteurs filaires en cas de visioconférence pour éviter les échos)
- test de l’éclairage
Un test de débit internet avant votre intervention peut vous aider à contrôler l’état de votre connexion le jour J si vous devez intervenir en ligne.
Enfin, répétez votre oral. Faites en sorte de connaître votre déroulé et vos notes à l’avance pour donner un sentiment de maîtrise et de connaissance du sujet.
10. Préparez votre prise de parole comme une compétition
Une présentation professionnelle est un engagement physique : elle se prépare. Le jour J, il faut être en forme, avoir une voix claire et se concentrer quelques minutes avant l’intervention.
Souvenez-vous des interlocuteurs :
- qui marmonnent ou parlent trop vite
- qui conservent un ton monocorde
- qui rencontrent des problèmes techniques simples à régler
- qui lisent le texte de leurs diapositives
- qui parlent sans s’adresser à leur audience, sans échange
- qui reniflent ou jouent avec leur stylo
- qui ne sourient pas et n’ont pas l’air heureux d’être là
Vous ne voulez pas que l’on se souvienne de vous pour ça. Vous, vous souhaitez être énergique et passionnant·e. Posture, débit de parole, gestuelle… La prise de parole se prépare.
10 bis. Gérez votre temps de parole
Ce temps de parole doit être prévu bien en amont, dès la définition de l’objectif du PPT. Vous avez un temps imparti, et la longueur de votre présentation Powerpoint doit en tenir compte. Prévoyez des marges pour respirer, pour les questions et les imprévus ainsi que pour conclure en rappelant les grands points abordés.
Vous souhaitez créer des présentations Powerpoint mémorables ?
Se préparer, personnaliser et s’engager physiquement : voici les clés pour améliorer l’impact de vos présentations Powerpoint et captiver votre audience. Comme évoqué en introduction, il en va de votre crédibilité professionnelle.
Il n’est pas nécessaire de maîtriser le logiciel Powerpoint sur le bout des doigts pour faire une belle présentation. L’important est de savoir utiliser l’outil en fonction de vos besoins ou de ceux de votre entreprise. C’est l’objectif que nous poursuivons chez 3P Formations, partenaires des PME à Clermont-Ferrand et en région Auvergne-Rhône-Alpes.
Plutôt que de vous proposer des formations théoriques dont vous ne retiendrez que 10 % du contenu, nous concevons votre programme d’apprentissage sur-mesure, adapté à votre projet en entreprise. N’hésitez pas à nous contacter par téléphone pour davantage de renseignements.
