Votre fonction professionnelle vous incombe de rédiger des notes de service et vous voulez être certain·e que les informations qu’elles contiennent soient correctement diffusées et comprises par votre cible. Dans cet article, découvrez comment rédiger une note de service claire, structurée et parfaitement compréhensible, qui garantit que vos instructions seront bien transmises et appliquées.
Définition de la note de service et rôle dans l’entreprise
Une note de service est un document officiel de communication interne, émis par la direction ou par un·e supérieur·e hiérarchique comme les directeurs et directrices de services. Elle informe tout ou partie du personnel de directives, de procédures, d’instructions ou de changements au sein de l’entreprise. Son but est de transmettre une information concise, de manière formelle et structurée, souvent assortie de consignes à suivre.
Ces notes sont particulièrement utiles pour informer sur des consignes importantes, des changements de politique ou des annonces clés qui affectent le fonctionnement quotidien de l’entreprise, comme par exemple :
- des changements d’horaires de travail lors d’une période de forte activité ou en raison de nouvelles directives gouvernementales ;
- l’arrivée de nouveaux salarié·es, en précisant leur rôle et les attentes liées à leur poste ;
- des rappels ou nouvelles consignes sur les règles (sécurité au travail, hygiène, les risques psychosociaux, suivi médical, harcèlement…) à la suite de nouveaux protocoles ;
- une fermeture exceptionnelle d’un service ou d’une partie de l’entreprise pour des raisons logistiques ou techniques ;
- des modifications dans les processus internes (adoption d’un nouveau logiciel, mise en place de nouvelles règles administratives, nouvelles modalités de prises de congés) ;
- des évolutions structurelles au sein de l’entreprise (fusion, acquisition…) ou pour son fonctionnement ;
- des économies budgétaires ou des nouvelles règles pour la gestion des notes de frais ;
- des nouvelles procédures pour les allées et venues dans l’entreprise ;
- Etc.
Quelle est la valeur juridique de ce document officiel ?
La note de service est avant tout un outil de communication interne à l’entreprise. Elle peut néanmoins avoir une valeur juridique, comme par exemple dans le cas où elle contient des consignes obligatoires à respecter. Elle peut alors être assimilée à un règlement intérieur, ou à un addendum / adjonction au règlement préexistant. Cela signifie que les directives ou instructions énoncées dans la note sont imposées et qu’elles doivent être suivies par les employés, sous peine de sanctions éventuelles.
La Cour de cassation, dans un arrêt du 9 mai 2012, a précisé que pour qu’une note de service modifiant les obligations des salariés soit valable, elle doit suivre certaines règles légales prévues par l’article L 1321-4 du code du travail. L’employeur·e doit consulter les représentants du personnel et communiquer le règlement à l’inspection du travail avant d’établir une note de service qui modifie les droits et obligations des salariés.
Il n’existe aucune obligation de conservation des notes de service. Toutefois, leur archivage est recommandé pour prouver leur diffusion en cas de litige. Notez que le non-respect des formalités inscrites au règlement intérieur est passible d’une amende de 750 € pour le ou la dirigeant·e et 3 750 € pour la personne morale (article R1323-1 du Code du travail). Le fait de ne pas respecter les mentions obligatoires dans une note de service peut aussi remettre en cause son opposabilité aux salarié·es.
Quelle différence avec une note d’information ?
La note de service peut être assimilée à une directive officielle, tandis que la note d’information se limite à un rôle informatif, sans imposition de règles ou de consignes obligatoires. Moins formelle, cette dernière a pour but de diffuser des informations générales, telles que des nouvelles internes, des événements à venir ou des rappels qui ne nécessitent pas d’action obligatoire.
Contenu et format de la note de service
Rédiger un tel document ne se limite pas à la simple transmission d’informations. Une note de service efficace suit un format précis et inclut des informations indispensables pour garantir sa compréhension et sa traçabilité. Voici les éléments essentiels à respecter.
Les mentions obligatoires des notes de service
- Expéditeur : le nom et la fonction du responsable ou de la direction qui émet la note
- Destinataires : la cible de la note (tous les employés, un département spécifique, etc.)
- Date et lieu : important pour la traçabilité, la date d’entrée en vigueur, le référencement…
- Objet : avec un titre clair et précis qui résume en quelques mots le contenu de la note
- Numéro de la note : utile pour la classification et l’archivage des notes afin de les retrouver facilement
- Corps du texte : un contenu direct, concis, qui formule les informations essentielles de manière impersonnelle
- Signature de l’émetteur : indispensable pour officialiser la note
Structure du texte des notes de service
- Titre clair et précis (objet) : informe immédiatement la cible du sujet abordé. Par exemple, au lieu d’écrire « Informations importantes », préférez « Changement des horaires de travail pour novembre ».
- Corps du texte : organisé de manière à ce que les informations principales soient en 1e partie.
- Mise en page : paragraphes courts, listes à puces, aération du texte pour faciliter la lecture.
- Longueur : une à deux pages maximum. Des annexes peuvent être ajoutées.
- Style : pas de « je » ni de « nous »
Comment rendre vos notes encore plus impactantes ?
Le premier point essentiel est la similarité entre vos notes de service. Votre cible a besoin de tout de suite identifier qu’il s’agit d’instructions importantes, et ce, sur toutes vos notes à venir. À l’image des logos de marques, il n’est pas exclu que le format de la note évolue, mais les codes doivent perdurer.
Un autre des aspects les plus importants d’une note de service est sa simplicité et sa concision. Son contenu doit rester simple, sans fioritures, avec des phrases courtes et un vocabulaire compréhensible pour tou·tes. Évitez les formulations compliquées ou les phrases longues qui risquent de perdre le ou la destinataire. Chaque mot doit servir à transmettre une information clé.
Exemple de concision : Plutôt que d’écrire « Il est de la plus haute importance que tou·tes les salarié·es soient informé·es des nouvelles directives relatives à l’utilisation des ressources informatiques », écrivez « Tou·tes les salarié·es doivent suivre les nouvelles directives sur l’utilisation des ressources informatiques. »
La clarté, l’objectivité et la neutralité sont également impératives. Évitez les jugements ou les formulations personnelles. Restez factuel et donnez des informations vérifiables, en vous assurant que votre message ne peut pas être interprété de différentes manières.
Exemple d’un message clair et univoque : Utilisez des formulations telles que « À partir du 1er octobre, tous les employés doivent… » au lieu de « Nous espérons que tous respecteront… », qui laisse place à l’interprétation.
Enfin, aérez votre contenu avec des sous-titres, des paragraphes bien distincts et, si nécessaire, des listes à puces pour détailler les points importants. Cela facilitera la lecture rapide et permettra à chaque destinataire d’identifier immédiatement les informations pertinentes.
Erreurs à éviter dans la rédaction d’une note de service
Même avec une bonne structure, certaines erreurs courantes peuvent nuire à l’efficacité de votre note de service. Voici les pièges à éviter :
- Ambiguïté dans le message : les formulations vagues ou floues peuvent prêter à confusion. Votre message doit être direct et précis.
- Oubli de relecture : les erreurs d’orthographe, de grammaire ou de clarté affectent la crédibilité de la note et risquent de semer la confusion. Prenez le temps de corriger votre document ou de le faire relire par un correcteur ou une correctrice certifié·e Voltaire.
- Utilisation de termes techniques ou trop spécifiques : ils peuvent créer des malentendus. Prêtez attention à votre audience et évitez d’utiliser un langage trop technique ou spécifique à un domaine, à moins que cela soit absolument nécessaire. Au lieu d’utiliser des acronymes comme « KPI » ou « ERP », expliquez-les brièvement : « Indicateurs clés de performance (KPI) » ou « Système de gestion intégré (ERP) ».
Pour information, notre centre de formation certifié AFEST (Action de Formation en Situation de travail) accompagne de nombreux cadres dans leur projet de remédiation orthographique ou d’obtention du certificat Voltaire. Il s’agit d’un vrai plus pour garantir la qualité et l’efficacité des messages transmis, que ce soit pour la rédaction de notes de services, d’emails, d’offres commerciales ou encore de rapports d’activité de l’entreprise.
Comment bien diffuser votre note de service ?
La manière dont vous diffusez une note de service est aussi importante que son contenu. Tou·tes les destinataires doivent recevoir l’information simultanément et pouvoir la consulter facilement. Les supports de diffusion dépendront de la taille de l’entreprise, des outils disponibles, mais aussi et surtout de votre cible et de sa familiarisation avec les outils. Parmi les plus recommandés, on trouve, avec leurs avantages et leurs limites :
- la remise en main propre : ce format traditionnel assure que la note est directement remise aux employés concernés, mais il peut être difficile à mettre en œuvre dans les grandes entreprises ou pour les équipes réparties sur différents sites.
- l’e-mail : le format électronique est de loin le plus efficace. Assurez-vous que la note soit envoyée à l’ensemble des destinataires et que le contenu soit bien structuré pour une lecture sur écran.
- l’affichage : dans certaines situations, il peut être pertinent d’afficher la note dans un lieu bien visible, comme un tableau d’affichage ou un espace commun.
- l’intranet : il permet la centralisation des informations dans un espace unique, accessible à tout moment par l’ensemble des employé·es. Cela facilite l’accès aux informations importantes et réduit le risque de perte de documents ou d’e-mails non lus. Un système de notification instantanée assure une diffusion rapide et uniforme, dans un cadre sécurisé.
Quelle que soit la méthode choisie, assurez-vous que l’information soit correctement archivée pour un suivi futur.
Exploitez le meilleur de Microsoft 365 pour vos notes de service
Les outils de collaboration simplifient grandement la diffusion, l’organisation et l’archivage des notes de service, tout en facilitant les discussions et les retours sur les sujets concernés. Avec Microsoft 365 et les relations entre les logiciels Teams, OneDrive et SharePoint, vous pouvez aisément centraliser vos communications et en garantir l’accessibilité pour l’ensemble de vos équipes.
Ces outils de collaboration offrent un réel gain de temps, à condition que l’émetteur comme le(s) destinataire(s) maîtrisent correctement leur fonctionnement. Découvrez dès maintenant tout le potentiel des interactions entre les logiciels Teams, OneDrive et SharePoint au sein du système Microsoft 365.
Conclusion sur cet outil de communication
La note de service sert efficacement l’entreprise si elle peut garantir que les informations importantes soient bien comprises et respectées par l’ensemble des employés. Pour rédiger une note de service efficace, plusieurs éléments doivent être pris en compte :
- Structure claire et formelle : mentions spécifiques obligatoires, structure cohérente, titre précis
- Concision : phrases courtes, directes et accessibles
- Simplicité : vocabulaire clair pour la cible, sans jargon ni termes techniques qui créent de la confusion
- Neutralité et objectivité : ton professionnel, sans formules personnelles ni jugement, factuel et neutre
- Vérification rigoureuse : relecture attentive pour éviter toute erreur d’orthographe ou de grammaire
- Supports de diffusion adaptés : le bon canal pour la bonne cible, transmis au bon moment
- Valeur juridique : l’imposition de consignes obligatoires peut être assimilée à un règlement interne
