Vous êtes salarié·e, étudiant·e, retraité·e. Vous utilisez quotidiennement votre ordinateur (PC, Mac). Mais vous commencez à ne plus vous y retrouver dans son organisation, avec des fichiers, des photos et des vidéos dans tous les sens. Vous perdez du temps à les retrouver et vous vous sentez submergé·e ? Découvrez nos 10 conseils pour organiser efficacement tous vos documents et données, libérer de l’espace sur votre machine et gagner en productivité.
Pourquoi classer votre ordinateur peut-il vous faire du bien ?
7h30. C’est le temps passé par semaine en moyenne à chercher des informations, papiers et autres fichiers mal classés au bureau, d’après une étude de l’AIM (Association Information et Management) menée il y a déjà plusieurs années. Cette assertion concernant le format papier vaut aussi pour les documents numériques, sur le disque local ou sur le cloud.
Au-delà de la perte de temps occasionnée, la recherche d’un fichier important noyé au milieu d’une multitude de documents et de dossiers mal rangés :
• est une source de stress importante, dont on se passerait volontiers
• nuit fortement à votre productivité
• impacte votre charge mentale
Au même titre que le rangement de votre intérieur, l’organisation de votre PC ou de votre Mac a un objectif thérapeutique, essentiel pour ne pas se sentir dépassée·e. Ce travail est également important pour :
• faciliter la recherche de vos fichiers
• optimiser votre temps
• gérer votre espace de stockage
• éviter les documents en double, triple ou plus
Vous noterez aussi l’immense plaisir et la satisfaction de trouver chaque chose à sa place une fois le tri effectué.
1. Comment créer un système de classement de fichiers efficace ?
La première étape consiste à trouver la méthode de classement la mieux adapté·e à vos besoins. À ce stade, il n’existe aucune règle, et vous allez devoir déterminer votre propre système de tri :
• classification par thème ou par projet : travail, personnel, images…
• classement par utilisateurs de l’ordinateur
• rangement par date : par année, par mois, par jour…
• archivage par type de fichiers : vidéos, musiques, photos…
• classement alphabétique
• utilisation de tags et étiquettes de couleur
• présentation en liste, en colonne, en icônes, en galerie
Cette étape de réflexion est primordiale. Vraiment.
Prenez votre temps pour réfléchir à une organisation qui doit faire sens pour vous et notez vos idées sur un papier. La méthode trouvée ne sera peut-être pas définitive et vous allez probablement affiner votre organisation avec le temps.
Les plus intéressé·es par une version numérique de la feuille blanche pourront s’initier à Microsoft Whiteboard (PC) ou à Freeform (Mac) pour noter leurs idées en vrac de manière visuelle. Pour celles et ceux qui ont besoin d’ordre, n’hésitez pas utiliser un logiciel gratuit de carte mentale comme Mindmeister ou Framindmap pour créer vos arborescences sans perdre le chemin logique.
2. Conseils généraux pour rester bien organisé·e dans le temps
Si vous cherchez une solution pour un ordinateur portable servant pour le pro et le perso, allégez votre bureau (et la mémoire vive) au maximum en laissant seulement 4 icônes :
• un dossier intitulé « Personnel »
• un dossier nommé « Professionnel »
• le dossier Téléchargements
• la Corbeille
Éventuellement, créez des raccourcis / alias vers les dossiers les plus utilisés (CRM, Images…) à l’aide du clic droit sur un dossier, mais essayez de ne pas encombrer votre bureau.
Autre astuce, simplifiez-vous la vie avec une nomenclature claire pour votre esprit :
• des titres de fichiers précis, évocateurs et uniques pour éviter les doublons
• des titres faciles à retrouver dans votre explorateur de fichier (PC) ou le Finder (Mac)
• des titres avec abréviations ou dates pour un classement ordonné dans les dossiers
3. Exemples d’organisation de dossiers professionnels et photos
Voici un exemple d’organisation pour l’activité professionnelle :
• Dossier « Professionnel »
◦ Dossier « Client 1 »
▪ …
◦ Dossier « Client 2 »
▪ Dossier « Factures Client 2 »
• Dossier « Factures 2023 Client 2 »
◦ Fichier « Facture 20230915 – Client 2 » – Septembre 2023 »
◦ Fichier « Facture 20230814 – Client 2 » – Août 2023 »
• Dossier « Factures 2022 Client 2 »
▪ Dossier « Devis Client 2 »
▪ Dossier « Projets Client 2 »
• Dossier « Projet 1 »
◦ Fichier « 2023-09-15 – Commande … »
◦ Fichier « 2023-08-14 – Commande … »
L’idée est d’avoir un double système, c’est-à-dire un mot-clé pour chaque fichier / dossier / document / photo qui facilite votre recherche dans le finder ou l’explorateur, et un classement chronologique / alphabétique pour la navigation aussi sein du dossier.
Voici un exemple de classement par date possible pour les photos :
• 2022-01-25 Weekend à Clermont-Ferrand
• 2022-03-20 Repas de famille
• 2022-06-15 Mariage d’Inès et Maxime
• 2023-02-16 Vacances au ski
• …
Le format année-mois-jour avec des tirets classe automatiquement les dossiers dans l’ordre alphabétique et par date, avec le thème des documents.
4. Faites appel aux couleurs, tags, ponctuations et icônes
En faisant attention à ne pas transformer votre ordinateur en sapin de Noël (ce qui pourrait empirer la situation), vous pouvez aussi faire appel à des codes visuels pour l’organisation de votre PC ou de votre Mac. Vous pourriez par exemple utiliser, dans l’appellation de vos dossiers et fichiers :
• des émoticônes : depuis votre clavier Mac, codes ASCII pour Windows, banque d’émoticônes
• des couleurs pour customiser les icônes de dossiers : FolderMarkerFree (PC)
• des étiquettes de couleurs pour rechercher par tags (Mac) : par client, par thème…
• une ponctuation ou des chiffres qui facilitent le tri : « 00- », « 01- » ou « @ » ou « ! »
• la fonction « Épingler » sur PC : clic droit, épingler vers la barre des tâches ou le menu Démarrer
5. Mettez en œuvre votre stratégie de classement de fichiers avec le glisser-déposer
Vous avez déterminé une stratégie de tri personnalisée et vous souhaitez maintenant la mettre en place. Les fonctions copier-coller et couper-coller sont une solution possible. Toutefois, vous gagnerez du temps avec la fonction glisser-déposer.
Ouvrez 2 fenêtres de dossier sur votre écran et réduisez leur taille afin que chacune fasse la moitié de l’écran (un dossier à gauche, l’autre à droite). Sélectionnez puis faites glisser les données (fichiers, photos, dossiers, vidéos…) d’une fenêtre à l’autre. N’oubliez pas ensuite de faire clic droit et d’utiliser la fonction « Trier par… » pour ordonner le tout.
6. Prévoyez des créneaux de rangement dans votre emploi du temps
Comment s’assurer de ne pas être découragé·e par l’ampleur de la tâche ?
Vous n’arriverez certainement pas à tout classer en une fois. Alors plutôt que de vous lancer dans ce travail à corps perdu, accordez-vous des créneaux de 30 minutes par jour, en fin de journée, pour avancer pas à pas (ou par dossier) vers votre objectif d’ordinateur bien rangé. Ce rendez-vous aide à soulager votre charge mentale tout en vous obligeant à ne pas remettre le rangement au lendemain.
Pensez également à prévoir un créneau par semaine pour trier les fichiers du dossier « Téléchargements » qui a tendance à rapidement se remplir.
7. Intégrez un système d’archives pour aérer vos dossiers
Il n’est pas question de supprimer des fichiers importants. Mais vous pourriez vous retrouver encombré·e par un dossier rempli de sous-dossiers (20 ans de factures par exemple). Conservez le dossier de l’année en cours (ex. Dossier « Factures 2023 Client 2 ») et rangez les anciens dans un dossier commun « Archives Factures Client 2 » dans lequel on retrouvera « Factures 2022 Client 2 », « Factures 2021 Client 2 »… À vous de voir la méthode d’archivage qui vous correspond.
8. Supprimez les fichiers en double ou inutiles
Il est fréquent de sauvegarder un même fichier dans divers dossiers, ou de télécharger une pièce jointe à plusieurs reprises. Ces données en copie sont inutiles. Elles :
• encombrent votre bureau
• prennent de la mémoire sur le disque de votre l’ordinateur
• créent un sentiment pesant de désordre
Vous pouvez utiliser des logiciels conçus spécialement pour vous aider à identifier les doublons :
• CleanMyMac X (Apple)
• Duplicate File Finder Remover (Apple)
• Mac Cleaner Pro (Apple)
• DaisyDisk (Apple)
• CCleaner (Windows)
• Easy Duplicate Finder (Windows)
• SearchMyFiles (Windows)
• …
Apple et Windows proposent également des méthodes semi-automatisées pour vous aider à localiser manuellement les documents en double, comme avec les dossiers intelligents sur Mac et la technique de l’affichage dans le menu Windows. Si vous avez absolument besoin de conserver un sous-dossier en double dans différents dossiers, pensez aux raccourcis / alias.
Si vous avez peur de perdre un doublon qui pourrait avoir une petite spécificité (note, modification…), prenez le temps de les ouvrir un à un pour choisir celui à conserver. Cette méthode est plus longue, mais plus sûre.
9. Conservez votre nomenclature pour le stockage sur le cloud
L’utilisation d’une solution de sauvegarde sur Internet peut vous aider à alléger la quantité de documents sur le disque local de votre PC ou de votre Mac. Vous pourriez par exemple conserver sur votre ordinateur uniquement les données vraiment essentielles. L’avantage de ces logiciels en ligne est de pouvoir être accessibles depuis n’importe quel appareil (smartphone, tablette, autre ordinateur…), donc très pratique en plus de constituer une sauvegarde sécurisée.
Vous avez du mal à savoir quoi garder sur le disque local et quoi sauvegarder sur Internet ? Demandez-vous à quel moment vous en aurez besoin, pourquoi faire, et à quelle fréquence.
Si vous utilisez des applications comme iCloud, OneDrive, Dropbox ou Google Drive, il est toutefois indispensable que vous adoptiez les mêmes réflexes d’organisation sur le web que sur votre ordinateur.
Vous avez encore de la méfiance vis-à-vis des applications de sauvegarde en ligne ? Voici 10 conseils qui vous expliquent comment bien protéger vos données et vos documents sur l’ordinateur et sur Internet.
10. Utiliser des outils de recherche de fichiers plus pratiques que votre système
L’explorateur de fichier sur Windows et le Finder du Mac offrent déjà de belles capacités pour retrouver les fichiers et naviguer entre les dossiers, à condition que ceux-ci sont bien rangés :
• barre de recherche
• arborescence : en haut de fenêtre sur PC, en bas du Finder sur Mac
Mais vous pourriez être intéressé·e par des applications alternatives plus complètes, avec davantage d’options (menus personnalisables, double fenêtre…) que celles présentes sur votre système d’exploitation :
• sur Windows : Xplorer 2, Cubic Explorer, Explorer++, MultiCommander
• sur MacOS : XtraFinder, Xfolders, muCommander, Disk Order
Fun Fact : 21 mars, journée mondiale du rangement de bureau
Oui, vous ne rêvez pas, il existe bien une journée mondiale dédiée au rangement des bureaux (et donc de l’ordinateur) depuis 2013. Nous vous conseillons toutefois de trier plus régulièrement votre PC / Mac qu’une seule fois par an.
Apprendre à manager ses données en ligne et sur son ordinateur
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