Excel – Module Gestion et analyse des données 2

Qu’est-ce que la fonction Analyser des données d’Excel ?

La fonction Analyser des données (Analyze Data) de Excel est le nouveau nom de l’ancienne fonction Idées.

Cette nouvelle appellation traduit mieux l’objectif poursuivi avec cet utilitaire statistique : examiner et interpréter une plage de données à partir de questions en langage naturel. Grâce à cette fonction, vous pouvez obtenir des résumés visuels, des tendances et des modèles à partir de vos données sélectionnées, sans avoir à rédiger des formules complexes.

La fonction Analyser des données est accessible à tous les abonnés Microsoft 365 dans les versions d’Office anglais, français, espagnol, allemand, chinois simplifié et japonais.

Comment fonctionne l’onglet Analyser des données ?

Pour fonctionner, l’outil Analyser des données a besoin de données, de valeurs et de paramètres précis. Il utilise ensuite les fonctions macro appropriées pour effectuer ses calculs et générer des résultats visuels.

Cette fonction d’analyse statistique peut être utilisée sur une seule feuille de calcul à la fois. Dans le cas où vous souhaitez faire une analyse sur un groupe de feuilles de calcul, les résultats apparaissent uniquement sur la première feuille. Les suivantes seront complétées d’une table vide avec mise en forme. Pour l’analyse des données des feuilles de calcul suivantes, il est nécessaire de relancer l’utilitaire pour chaque feuille.

Pour découvrir le potentiel de cet utilitaire, sélectionnez la plage de données que vous souhaitez analyser. Ensuite, cliquez sur le bouton Analyser des données, situé dans votre barre d’outils ou dans l’onglet Accueil. Vous obtenez alors un aperçu général fourni par le logiciel.

Pour des informations plus précises, une zone de requête est prévue afin que vous puissiez poser vos questions en langage naturel. Des questions suggérées sont proposées afin de vous guider. L’outil gère également des filtres ou champs qui peuvent vous intéresser en particulier. En cliquant sur le bouton Entrée, Excel fournit sa réponse sous différentes formes visuelles. Cela peut être :

• des graphiques
• des tables de résultats
• des tableaux croisés dynamiques
• …

Les équipes de Microsoft travaillent en permanence à améliorer la fonction. Ainsi, il est possible que l’utilitaire ne puisse pas fournir le type de traitements de données que vous espérez. Pour l’instant, il peut générer des visuels très utiles comme des classements par Rang, des Tendances, des camemberts, des plages chronologiques et bien d’autres choses.

L’intérêt de la fonction Analyser des données dans votre activité

Quel est l’intérêt pour vous ? C’est très simple : les réponses fournies par l’outil peuvent être directement insérées dans votre classeur Excel, un gain de temps considérable lorsqu’il s’agit de concevoir des analyses statistiques techniques et des synthèses dans les champs d’application suivants :

• Gestion des stocks et anticipation : optimiser les réapprovisionnements en identifiant les tendances de consommation de vos produits grâce à des analyses prédictives.
• Suivi des ventes et performances commerciales : visualiser rapidement les ventes par région, par produit ou par période, et prendre des décisions éclairées pour ajuster les stratégies de vente.
• Campagnes marketing : analyser l’efficacité des actions marketing (emailing, réseaux sociaux, etc.) pour cibler les futures campagnes de manière plus précise et augmenter le taux de conversion.
• Allocation de ressources et gestion de projet : identifier où se trouvent les goulets d’étranglement dans les projets, et réaffecter les ressources humaines et matérielles en conséquence.
• Performances en ressources humaines et management : évaluer l’impact des formations sur les performances des employé·es en observant les évolutions post-formation sur la productivité ou la satisfaction au travail.
• Suivi des adhérents (associations) : analyser les taux de renouvellement d’adhésion et l’engagement des membres pour mieux cibler les actions de fidélisation ou de recrutement.
• Comptabilité : automatiser la création des rapports financiers, détecter rapidement les anomalies, et s’assurer que les processus sont conformes et optimisés.
• …

Si l’outil Analyser des données paraît si intuitif, pourquoi se former ?

Notre formation intensive doit vous donner toutes les clés pour l’usage de la fonction Analyser des données. Malgré son côté intuitif, il existe des principes de base, des usages avancés complexes et des points techniques que nos formateurs et formatrices expert·es du logiciel pourront vous enseigner / vous rappeler. Cela concerne par exemple :

• le nettoyage des bases de données pour qu’elles soient fonctionnelles
• le contournement des limites (1,5 million de cellules) par le biais de filtres
• la compréhension des problèmes de compatibilité de fichier : .xls, .xlsx, .xlsm, .xlsb.
• la gestion des difficultés liées à l’interprétation des cellules fusionnées
• le contournement des problèmes liés aux types de données : TEXTE, DATE…
• le chargement de l’utilitaire pour des analyses complexes (Analysis ToolPak VBA)
• la mutualisation avec l’outil Power Query pour convertir en tableau croisé dynamique

Une formation adaptée à la réalité de votre poste et à votre niveau

La grande force de nos formations s’explique par notre habileté à nous adapter à votre réalité sur le terrain. Nous pensons fermement que, pour rendre une formation efficace, elle doit être conçue sur mesure. Ainsi, nos parcours Excel sont systématiquement élaborés avec une approche métier et comprennent des mises en situation réalistes. Vos équipes développent ainsi les réflexes dont elles auront besoin pour l’utilisation de la fonction Excel analyse de données dans le cadre de leur métier.

Nos formations Excel sont également conçues en tenant compte du niveau de pratique des stagiaires. Nous prenons toujours soin de faire une évaluation pré-formation pour nous assurer que le format et le contenu des cours sera parfaitement adapté aux besoins et au niveau des stagiaires.

Pourquoi est-ce important ? Parce que cela favorise la motivation et l’engagement des stagiaires. En effet, selon les principes de l’andragogie, les adultes :

• apprennent seulement s’ils sont motivés
• développent leurs compétences lorsqu’ils en ressentent le besoin
• acquièrent des connaissances par la pratique et l’expérience
• progressent en résolvant des problèmes concrets
• retiennent mieux dans un environnement détendu et non scolaire
• assimilent davantage lorsque les concepts sont abordés sous différents angles
• apprennent plus efficacement grâce aux échanges que par le contrôle ou le jugement

3P Formations : un centre de formation certifié AFEST

Cette adaptation à votre réalité nous a permis d’obtenir la certification AFEST, à savoir l’habilitation à mener des Actions de Formation En Situation de Travail. 3P Formations accompagne aujourd’hui de nombreuses entreprises à Clermont-Ferrand (Puy-de-Dôme), en région Auvergne-Rhône-Alpes et partout ailleurs en France, qui souhaitent développer les compétences de leurs équipes concernant l’univers d’Excel :

• maîtrise des bases de données (mise en forme et en page)
• arithmétique et fonctions de base d’Excel
• importer et exporter des fichiers / données
• analyse de données statistiques
• fonctions de calcul avancées
• collaboration et sécurisation dans Excel
• traitement de données avec Power Query (tableau croisé dynamique)
• etc.

Un apprentissage intégré à l’univers Microsoft 365

L’autre grand avantage pour votre organisation se trouve dans le format de notre accompagnement et l’intégration des formations directement sur la plateforme Microsoft 365. En cours de formation, vos équipes ont donc également accès aux autres logiciels du pack Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook), tout en s’initiant aux solutions Microsoft telles que :

• Teams : collaboration en ligne et réunions en visio
• Yammer : réseau social et microblogging
• Sharepoint : télétravail et intranet d’équipe
• Planner : gestion de tâches
• OneDrive : stockage sécurisé sur le cloud

Ce format s’avère très efficace pour acquérir rapidement de nouvelles compétences transversales très utiles au poste de travail.