Collaborer avec Teams, SharePoint et OneDrive
Microsoft 365, avec ses applications Teams, SharePoint et OneDrive, propose une solution complète et intégrée pour faciliter le travail collaboratif, qu’il soit en présentiel ou à distance. Ces outils permettent de centraliser les informations, d’optimiser la gestion des fichiers et d’améliorer la communication au sein des équipes, et ce, sur tous les appareils connectés.
En suivant notre formation « Module Teams – Niveau 2 – Relations », vous saurez exploiter pleinement les potentialités de ces outils pour gagner en productivité, fluidifier les échanges et renforcer l’efficacité collective de votre organisation.
Teams, SharePoint et OneDrive : boîte à outils universelle des entreprises
Microsoft 365 offre aux entreprises une boîte à outils complète et flexible, qui répond à tous les besoins actuels de collaboration, de partage et de gestion des informations. Grâce à Teams, SharePoint et OneDrive, vous pouvez centraliser vos documents, faciliter les échanges et fluidifier les processus de travail, qu’il s’agisse de projets ponctuels ou d’initiatives à long terme.
Teams
Bien plus qu’une simple plateforme de communication, Teams regroupe en un seul endroit les échanges d’équipe, la gestion des fichiers et les réunions virtuelles. Avec Teams :
- Vous créez des équipes dédiées.
- Vous gérez vos canaux en fonction des projets ou départements.
- Vous simplifiez la collaboration en temps réel grâce aux conversations par chat et aux appels vidéo (discussions privées, en groupe, hors ligne…).
- Vous stockez automatiquement tous les documents partagés dans SharePoint
L’intégration complémentaire avec les autres outils Microsoft permet une fluidité totale entre les applications, tout en assurant une centralisation des fichiers partagés via SharePoint.
SharePoint
SharePoint est conçu pour être le pilier de la gestion documentaire au niveau organisationnel. Ce puissant outil permet de stocker, organiser et partager des documents sur le cloud tout en garantissant une gestion fine des permissions et des accès. Grâce aux bibliothèques de documents de SharePoint :
- Vous collaborez sur des fichiers en équipe : création de pages, bloc-note partagé, conversation, calendrier, tâches…
- Vous créez des flux de travail et automatisez certains processus.
- Vous créez vos propres sites intranet pour organiser les informations, publier des actualités, fournir des informations de navigation vers les différents types de documents…
SharePoint est également parfaitement intégré à Teams, ce qui facilite la navigation et l’accès aux documents dans un environnement familier.
OneDrive
OneDrive, quant à lui, est votre espace de stockage personnel dans le cloud. Il est idéal pour stocker vos fichiers en toute sécurité et y accéder depuis n’importe quel appareil. Que vous travailliez sur un document seul ou que vous ayez besoin de partager temporairement un fichier avec un collègue, OneDrive simplifie le partage sécurisé tout en offrant la synchronisation avec votre poste de travail pour une expérience fluide. Pour les documents en cours de préparation ou qui ne nécessitent pas de collaboration immédiate, OneDrive est l’outil parfait.
L’intérêt de ces logiciels intégrés à Microsoft 365 pour votre activité
L’utilisation conjointe de Teams, SharePoint et OneDrive au sein de votre entreprise ouvre la voie à une collaboration fluide et à une gestion efficace des informations. L’intégration de ces outils dans votre environnement de travail améliore la productivité de vos équipes et renforce la coordination entre les différents services. Voici quelques exemples concrets qui montrent comment ces solutions professionnelles de Microsoft 365 peuvent transformer votre quotidien.
Utilisation de Teams en équipe
Avec Teams, chaque projet prend vie dans un espace collaboratif dédié, où les membres de l’équipe peuvent :
- échanger en temps réel
- organiser des réunions
- partager des documents
Grâce à la fonction de chat persistant, les conversations restent accessibles à tout moment, même pour ceux qui rejoignent le projet en cours de route. De plus, les fichiers partagés dans Teams sont automatiquement stockés dans SharePoint, un véritable atout en matière d’accessibilité et de sécurité.
Imaginez votre service commercial qui utilise Teams pour coordonner ses actions de vente. Les représentants échangent des informations en temps réel, mettent à jour les prévisions et organisent des réunions hebdomadaires directement dans l’application. Tout est centralisé, ce qui réduit les emails et améliore la réactivité.
Votre service de gestion de projets peut utiliser Teams pour centraliser la communication autour d’un projet important. Les différents membres de l’équipe, qu’ils soient internes ou externes, partagent des fichiers, discutent des prochaines étapes via des messages instantanés et planifient des réunions à distance. La possibilité de suivre les conversations dans des fils de discussion aide à ne pas perdre le fil, même lorsque plusieurs tâches sont gérées en parallèle.
Dans un service commercial, les équipes peuvent créer des canaux dédiés à chaque client ou région géographique, afin de faciliter la gestion des opportunités commerciales et des contrats. Les documents partagés dans ces canaux, comme des propositions commerciales ou des présentations de produits, sont stockés de manière centralisée dans SharePoint et accessibles en permanence. Cela permet à tous les membres de l’équipe d’avoir une vision claire et actualisée des documents en cours de modification. De plus, les fonctionnalités de chat et de réunions vidéo offrent la possibilité de discuter rapidement d’un point urgent avec un collègue ou un client.
Dans une entreprise de développement de logiciels, Teams peut être utilisé pour organiser les sprints et les phases de développement. Chaque sprint a son propre canal, avec des tâches assignées aux différents développeurs, des échanges sur les bugs à corriger, et des fichiers partagés pour le code source ou les rapports de tests. Les réunions d’équipe se déroulent directement dans Teams, et les décisions importantes ou mises à jour sont partagées immédiatement via un message dans le canal dédié. Cette centralisation de l’information réduit les emails et évite la perte de temps liée à la recherche d’informations dispersées.
Enfin, les équipes marketing peuvent utiliser Teams pour coordonner des campagnes publicitaires. Les canaux dédiés à chaque campagne permettent de centraliser toutes les ressources (visuels, vidéos, calendriers) et d’organiser les réunions pour faire le point sur les différentes étapes du projet. Les membres de l’équipe partagent également des fichiers volumineux en toute sécurité, commentent les projets en temps réel et collaborent avec des agences externes grâce à des invités qui peuvent être intégrés directement dans les canaux de Microsoft Teams.
Utilisation de SharePoint en équipe
Avec SharePoint, vos équipes peuvent gérer efficacement la documentation d’entreprise et mettre en place des processus automatisés pour simplifier le travail quotidien. SharePoint permet non seulement de partager des documents, mais aussi de créer des sites d’équipe et de gérer des autorisations complexes pour garantir que seules les bonnes personnes accèdent aux bonnes informations.
Par exemple, un département des ressources humaines peut utiliser SharePoint pour centraliser les documents relatifs aux contrats des employés et les politiques internes. Grâce à la gestion des versions et aux flux de travail intégrés, il est facile de suivre les modifications apportées aux documents et de s’assurer qu’ils sont validés par les bons interlocuteurs.
Imaginez votre service juridique qui utilise SharePoint pour gérer ses dossiers. Chaque contrat, document ou procédure est stocké de manière sécurisée. Le système de gestion des autorisations permet à certains utilisateurs de lire les documents tandis que d’autres peuvent les éditer. Cela garantit que seules les personnes ayant les autorisations appropriées peuvent modifier des contenus sensibles, tout en facilitant le suivi des changements grâce à la gestion des versions.
Dans un cadre de gestion de projets, SharePoint peut servir à créer un site de projet dédié, où tous les membres d’une équipe peuvent accéder aux documents liés au projet, suivre l’évolution des tâches et publier des mises à jour importantes. Les équipes utilisent également les flux de travail pour automatiser les processus tels que la validation de livrables ou la mise en place de rappels pour les échéances. Grâce à l’intégration avec Teams, les informations critiques sont accessibles directement depuis un canal de discussion.
Enfin, votre service marketing pourrait utiliser SharePoint pour gérer ses campagnes publicitaires. Les fichiers liés aux différentes campagnes (images, vidéos, documents de présentation) sont organisés par projet et stockés dans des bibliothèques de documents partagées, accessibles à l’ensemble de l’équipe. Les membres collaborent en temps réel, donnent leur avis directement sur les fichiers via des commentaires et suivent les différentes versions des documents afin de garantir la cohérence des actions marketing à chaque étape.
Utilisation de OneDrive en équipe
OneDrive est parfait pour stocker des fichiers personnels ou des documents sur lesquels vous travaillez seul avant de les partager avec votre équipe. Il permet également de synchroniser vos fichiers sur tous vos appareils, qui demeurent accessibles à tout moment, où que vous soyez. Une fois que votre document est prêt, vous pouvez facilement le déplacer vers un canal Teams ou un site SharePoint pour le partager avec vos collègues.
Prenons l’exemple d’un·e cadre travaillant sur une présentation stratégique avec plusieurs appareils. Il peut préparer les premières versions dans OneDrive, y apporter des modifications sur son ordinateur, puis finaliser la présentation directement depuis son smartphone ou sa tablette. Une fois la présentation terminée, il la transfère dans un canal Teams pour que son équipe puisse la commenter et l’améliorer avant la réunion. Ce processus simple garantit que les documents restent privés jusqu’à ce qu’ils soient prêts à être partagés.
Dans le cadre d’un projet créatif, un·e graphiste peut utiliser OneDrive sur ses appareils pour stocker et synchroniser des fichiers volumineux (images haute définition, vidéos ou maquettes). Grâce à la synchronisation en temps réel, il accède à ces fichiers depuis son bureau au travail ou son ordinateur personnel à domicile. Une fois les modifications effectuées, il peut partager les fichiers directement avec le département marketing via un lien sécurisé, qui peut les visualiser ou les commenter sans pour autant modifier l’original.
Un·e consultant·e externe travaillant pour plusieurs clients peut également utiliser OneDrive pour gérer différents projets en parallèle. Les documents liés à chaque client sont organisés dans des dossiers séparés. Chaque fichier est partagé de manière sélective avec le client concerné. Par exemple, il peut partager un rapport d’audit avec un client tout en gardant les notes préparatoires privées. Les clients peuvent ensuite consulter les documents partagés, ajouter des commentaires, ou demander des modifications, le tout via des liens sécurisés.
Enfin, OneDrive est aussi très utile pour les équipes internationales ou les employés qui sont souvent en déplacement. Un·e responsable commercial, par exemple, utilise OneDrive pour accéder aux documents de vente et les mettre à jour depuis n’importe où, même en étant hors ligne. Une fois reconnecté à Internet, les modifications sont automatiquement synchronisées. Les fichiers mis à jour sont alors accessibles par tous les membres de l’équipe. Cela permet une gestion fluide des informations, sans risque de travailler sur des versions obsolètes des documents.
Enfin, pour votre équipe comptable, OneDrive peut s’avérer très utile pour la gestion de fichiers confidentiels. Les rapports financiers ou les bilans annuels peuvent être préparés en toute sécurité dans OneDrive, avec la possibilité de les partager uniquement avec les membres de la direction ou avec un·e conseiller·e externe. Cela assure une protection des données tout en offrant la souplesse nécessaire pour collaborer efficacement sur des fichiers hautement sensibles.
Optez pour une formation Microsoft Teams 100% adaptée à vos besoins terrain
Chez 3P Formations, nous croyons fermement que, pour maximiser l’efficacité des solutions professionnelles comme Microsoft Teams, SharePoint et OneDrive, il est essentiel que la formation soit parfaitement adaptée à votre réalité professionnelle. C’est pourquoi notre module « Microsoft 365 – Teams Niveau 2 – Relations » est conçu pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise, en tenant compte de vos défis quotidiens et de votre environnement de travail.
Cette formation, éligible OPCO, met l’accent sur les situations concrètes rencontrées dans votre secteur. Ainsi, chaque stagiaire peut immédiatement appliquer les bonnes pratiques dans son propre contexte. Que vous soyez manager, salarié ou dirigeant, vous apprendrez à gérer vos équipes de manière optimale, à créer des canaux dédiés, et à organiser vos fichiers avec OneDrive et SharePoint pour améliorer la collaboration interne.
Nous vous offrons un programme 100% personnalisable, avec un accompagnement par des formateurs et formatrices certifié·es, ayant une longue expérience dans l’accompagnement d’équipes en entreprise. Vous bénéficierez également d’une assistance post-formation pour poser des questions et d’obtenir des réponses précises au fur et à mesure de la mise en pratique des acquis.
Nos modules Teams sont également élaborés en tenant compte du niveau de pratique des stagiaires. Nous réalisons systématiquement une évaluation pré-formation pour être sûr·es que le format et le contenu des cours convient parfaitement aux besoins et au niveau de vos employés.
Pourquoi cela a-t-il de l’importance ? Parce que cette méthode favorise la motivation et l’engagement des stagiaires. Nous croyons fermement aux principes de l’andragogie qui stipulent que les adultes :
- apprennent mieux lorsqu’il existe une motivation
- développent leurs compétences lorsqu’ils en ressentent le besoin
- acquièrent des connaissances par la pratique et par l’expérience
- progressent par la résolution de problèmes concrets
- retiennent mieux dans un environnement détendu et non scolaire
- assimilent davantage lorsque les concepts sont abordés sous des angles différents
- apprennent plus efficacement par l’échange que par le jugement
3P Formations : un centre de formation certifié AFEST
3P Formations est certifié AFEST (Action de Formation En Situation de Travail), ce qui nous permet de proposer des formations directement en lien avec la réalité terrain de votre entreprise. Cette certification est une reconnaissance de notre approche pédagogique qui repose sur l’acquisition de compétences par la pratique directe et l’adaptation continue aux besoins de nos stagiaires.
Avec cette méthode, les participants ne se contentent pas d’apprendre des théories, mais expérimentent immédiatement dans leur environnement de travail, sous la supervision d’un formateur ou d’une formatrice expert·e disponible au maximum. Cette approche garantit des résultats concrets et une montée en compétences rapide dans tous les domaines que nous proposons (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Power Query, anglais, communication…), tout en nous assurant que la formation reste en phase avec les enjeux de votre entreprise.
Un apprentissage intégré à l’univers Microsoft 365
L’un des grands avantages de notre formation Teams Niveau 2 – Relations est son intégration complète dans l’univers Microsoft 365. En plus de renforcer vos compétences sur Teams, sharePoint et OneDrive, vous aurez accès à toutes les solutions professionnelles de Microsoft, du Pack Office classique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) aux apps complémentaires comme Planner (gestionnaire de tâches) et Yammer (réseau social et microblogging).
