Dans notre monde digitalisé, l’efficacité de la communication est primordiale. Mais cette communication (email, rapport, guide, mode d’emploi, vidéo, page web…) est-elle vraiment efficace si elle n’est pas accessible à tou·tes les lecteurs et lectrices ? Rappelons que l’OMS recense plus d’1 milliard de personnes atteintes d’un handicap.
Vous êtes formateur·trice, professionnel·le en lien avec le handicap ou simplement quelqu’un qui souhaite rendre ses écrits accessibles à tous les lecteurs : découvrez les règles pour créer des documents Word qui respectent les critères de l’accessibilité numérique.
Définition de l’accessibilité numérique par la loi française
« Est-il justifiable d’ignorer sciemment une partie de la population ? »
Au sens du Référentiel général d’amélioration et d’accessibilité (RGAA), l’accessibilité numérique vise à rendre les sites web et les services en ligne adaptés aux personnes ayant une altération de leurs fonctions physiques, mentales ou autres. Cela signifie des outils :
- perceptibles : rendre le contenu facile à voir et à entendre, proposer des alternatives textuelles pour le contenu non-textuel et permettre différentes présentations du contenu.
- utilisables : offrir des guides pour naviguer, garantir l’accès via le clavier, donner suffisamment de temps pour consulter le contenu et éviter tout contenu pouvant causer des crises.
- compréhensibles : assurer une navigation intuitive et fournir de l’aide pour rectifier les erreurs.
- robustes : assurer la compatibilité avec divers outils et technologies actuels et futurs.
Pourquoi est-ce important ?
- Parce que plus de 15 % de la population mondiale vit avec un handicap (pensez-y : près d’1 personne sur 7 !), soit plus d’1 milliard de personnes plus exposées à de possibles inégalités.
- Parce que c’est une opportunité de toucher un public plus large, d’améliorer la satisfaction des utilisateurs et de favoriser une expérience numérique positive pour tou·tes.
- Parce que l’accessibilité numérique est une question d’éthique et de conformité légale.
Votre entreprise est-elle concernée ?
L’article 47 de la loi n° 2005-102 du 11 février 2005 pour l’égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées, exige que toute entreprise privée ayant un chiffre d’affaires supérieur à 250 millions d’euros observe les règles établies en matière d’accessibilité.
Ne sont pas concernés les services de médias audiovisuels et organismes privés sans but lucratif qui ne fournissent pas de services essentiels ou spécifiques pour les personnes handicapées. Les services de communication au public en ligne (sites web, applications mobiles, certains types de mobilier urbain numérique) ne sont également pas tenus de respecter les directives.
Toutefois, est-il pour autant justifiable d’ignorer une partie de la population au motif de ne pas être « concerné » au sens de la loi ? La création de contenus et de technologies utilisables par tou·tes n’est pas réservée aux grands groupes et nous allons voir qu’il est assez simple de mettre une politique d’accessibilité en place, sans créer de charge disproportionnée.
Règles de base pour l’accessibilité des documents Word
Prenons l’exemple de Claire.
Claire est une formatrice indépendante qui intervient en entreprise. Chaque jour, comme de nombreux responsables RH, communicants, éducateurs ou agents administratifs, Claire crée et partage une multitude de documents Word. Ces documents servent de :
- supports pédagogiques
- guides
- rapports
- mémos
Ceux-ci contiennent des informations essentielles destinées à éduquer, informer et guider, sous forme de titres, de textes, de tableaux et d’images. Soucieuse de la qualité de ses supports, Claire veut s’assurer que ses documents Word sont à la fois professionnels et accessibles. Pour cela, elle a donc besoin de suivre des règles fondamentales résumées dans le tableau non exhaustif suivant :
| Aspect | Recommandations | Pourquoi c’est important |
| Format du document | Privilégiez les documents numériques aux documents papier. Favorisez le format .docx sur le .pdf ou le .txt. | Le numérique est plus accessible pour les déficients visuels. Les formats .doc et .docx offrent une meilleure accessibilité et vérifiabilité que le .pdf. |
| Titres et sous-titres | Utilisez les styles de titre intégrés pour la structure du document. Organisez les titres de manière logique (Titre 1 suivi de Titre 2, etc.). | Les titres structurent le document pour une navigation plus facile, notamment pour les utilisateurs d’un lecteur d’écran. Ils offrent également une vue d’ensemble claire du contenu. |
| Bannières de paragraphe | Utilisez des bannières de paragraphe pour organiser et séparer le contenu de manière accessible. Ces bannières mettent en surbrillance le texte sur un fond coloré s’étendant sur toute la largeur. | Ils offrent une séparation visuelle claire pour tous les utilisateurs, facilitant la distinction entre différentes sections du contenu. |
| Texte de remplacement | Ajoutez un texte de remplacement pour tout contenu visuel, décrivant brièvement l’image et son intention. Ne communiquez pas d’informations importantes uniquement avec du texte dans des images. Si une image contient du texte, répétez ce texte dans le document principal. | Les utilisateurs malvoyants ou utilisant des lecteurs d’écran dépendent du texte de remplacement pour comprendre le contenu visuel. Le fait de répéter le texte des images garantit l’accessibilité de l’information pour tous. |
| Lien hypertexte | Assurez-vous que le texte de chaque lien hypertexte donne des informations claires sur la destination. Évitez les termes vagues comme « Cliquez ici ». Utilisez le titre complet de la page de destination comme texte de lien hypertexte lorsque cela est pertinent. | Les liens clairs permettent une meilleure navigation et évitent la confusion. Ils aident également les utilisateurs de lecteurs d’écran à comprendre le but et la destination du lien sans avoir besoin de contexte supplémentaire. |
| Police et format de texte | Préférez une police sans serif comme Arial ou Calibri. Évitez la surutilisation des majuscules, soulignements et italiques. Pour les titres, utilisez des caractères gras et/ou une police de plus grande taille. | Une police claire et un format de texte approprié améliorent la lisibilité pour tous, y compris ceux qui ont des problèmes de vision ou des troubles de traitement. |
| Utilisation de la couleur | Assurez-vous que le texte soit lisible en mode contraste élevé. Utilisez des couleurs vives ou très contrastées pour aider les daltoniens. Si la couleur transmet une information, ajoutez des formes ou des symboles complémentaires. | Le contraste approprié aide les utilisateurs malvoyants ou daltoniens à distinguer le texte. L’utilisation de symboles avec la couleur garantit que l’information est accessible même si la couleur n’est pas perçue. |
| Listes | Organisez les informations en listes à puces ou numérotées pour faciliter la navigation. Évitez d’interrompre les listes avec des paragraphes sans puces ou numéros. | Les listes facilitent la navigation et la compréhension du contenu, et aident les utilisateurs d’un lecteur d’écran à naviguer efficacement. |
| Espacement du texte | Augmentez l’espacement entre les phrases et les paragraphes pour aider ceux avec dyslexie. Veillez à la cohérence dans l’espacement pour une meilleure lisibilité. | Un espacement approprié réduit la charge de lecture, surtout pour les personnes atteintes de dyslexie, en évitant que le texte ne « se mélange » ou ne se confonde avec d’autres lignes. |
Pour aller plus loin dans votre travail d’accessibilité, vous pouvez consulter la page de support de Microsoft concernant la création des documents Word, ou encore le guide A2RNE du Ministère de l’Éducation Nationale (2018) qui énumère toutes les bonnes pratiques pour la création de ressources numériques.
Comment vérifier l’accessibilité d’un document Word ?
Suivre des directives n’est pas suffisant : il faut pouvoir vérifier que la page ou les contenus sont effectivement accessibles à tous les publics.
Heureusement, Claire peut s’appuyer sur des outils intégrés dans le logiciel Microsoft Word et sur des solutions tierces pour faciliter cette tâche :
- outils intégrés : Microsoft Word est équipé d’un vérificateur d’accessibilité, avec identification des problèmes et solutions pour les corriger. Dans le menu « Fichier », sous l’onglet « Vérifier » puis « Vérificateur d’accessibilité ». L’outil Lecteur Immersif (Afficher) est également utile.
- logiciels et plugins tiers : il existe de nombreux outils en ligne offrant des fonctionnalités de vérification d’accessibilité plus avancées : LightHouse, PAC (PDF Accessibility Checker), l’extension AXE Chrome (page web), AbleDocs.com, Contrast Checker de WebAIM…
- critères et test en autoévaluation du Référentiel général d’amélioration et d’accessibilité
Se former pour créer des documents Word accessibles
Bien que Word offre de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la création de documents textes accessibles, Claire a finalement choisi une formation appropriée pour faire la différence dans son quotidien, avec de réels avantages pour son travail :
- découverte des recommandations les plus récentes en matière de normes d’accessibilité
- accompagnement de formateurs certifiés dans le domaine de l’accessibilité numérique
- gain de temps dans la production de ses contenus
Par « appropriée », il faut entendre une formation Word adaptée à 100 % à sa réalité terrain, avec un apprentissage spécifiquement orienté sur la création de documents accessibles.
L’accessibilité numérique des documents Word n’est pas une simple option. C’est une responsabilité et une opportunité à saisir pour les entreprises. En adoptant ces bonnes pratiques et en investissant dans une formation adéquate, Claire peut désormais contribuer à un monde numérique plus inclusif.
Vous souhaitez aussi améliorer vos compétences en matière d’accessibilité numérique et en création de documents Word adaptés à tous types d’utilisateurs (lecteurs et lectrices malvoyantes, aveugles, dys…) ? 3P Formations, organisme signataire de la Charte H+ Formation en Région Auvergne-Rhône-Alpes, vous invite à découvrir ses formations Word 100 % sur mesure, finançables OPCO et CPF.
