Vous avez pour mission de (faire) rédiger de la documentation technique pour un produit, un service ou un système à destination de clients, de partenaires commerciaux, d’organismes de certification ou d’une équipe en interne. Vous cherchez comment créer des documents techniques et des référentiels adaptés à votre cas de figure, qui sauront répondre aux besoins de votre cible. Découvrez nos conseils de rédaction.
Documentation technique : pourquoi, pour qui et par qui ?
La documentation technique est un ensemble de contenus formalisés dont le principal objectif est de décrire, expliquer et faciliter l’utilisation correcte d’un produit, d’un service ou d’un système, en s’assurant que toutes les parties prenantes (ingénieur·es, technicien·nes, utilisatrices et utilisateurs finaux, etc.) disposent des informations nécessaires. Cette documentation intervient dans de nombreux contextes, notamment :
- le développement de produits : pendant la conception et la production pour guider les équipes techniques
- la commercialisation : pour aider les clients à comprendre comment utiliser les produits
- le service après-vente : accompagner dans le cadre de la maintenance ou des réparations
- la conformité légale : fournir les informations pour répondre aux exigences réglementaires
La documentation technique comprend de nombreux contenus, comme :
- les guides d’utilisation : manuels pour l’utilisateur final
- les spécifications techniques : détails sur les matériaux, les processus, les performances, etc.
- les schémas et plans techniques : dessins et diagrammes utilisés dans la conception et la construction
- les instructions d’installation et de maintenance : procédures pour installer, configurer, réparer et entretenir un produit ou un système
- les API et documentations pour le développement : informations sur la façon d’interagir avec un logiciel ou une plateforme via des interfaces de programmation
Par extension, la documentation technique a aussi un rôle de fidélisation de la cible. Nous allons voir qu’il peut être judicieux de concevoir des contenus accessibles, utiles et que l’on peut mettre facilement à jour, plutôt que de produire d’épais dossiers brochés qui prendront la poussière.
La cible des documents techniques
La documentation technique est souvent destinée à plusieurs publics :
- les utilisateurs finaux (clients, équipe en interne, partenaires) qui ont besoin de comprendre comment utiliser un produit ou service
- les technicien·nes et ingénieur·es qui doivent installer, configurer, ou maintenir un produit
- les spécialistes du développement et de l’intégration qui interagissent avec des systèmes logiciels
- les organismes de certification ou de régulation pour s’assurer de la conformité des produits
Qui est responsable de la rédaction des documents techniques ?
La documentation technique est généralement produite par des rédactrices et des rédacteurs techniques, souvent en collaboration des ingénieur·es, des technicien·nes, des développeur·ses ou encore avec les services R&D et marketing qui apportent l’expertise nécessaire. Ces professionnel·les sont formé·es pour transformer des informations complexes en documents compréhensibles pour des non-expert·es, tout en conservant une rigueur technique.
Pour rédiger une documentation utile, la personne chargée de la rédaction doit elle-même avoir une expérience du produit / service / système. Le risque serait sinon de produire des documents sur la simple collecte d’informations auprès des différents acteurs. Les rédacteurs ont donc souvent une double casquette, et ont un profil pragmatique plutôt que théorique.
Les documents techniques sont-ils obligatoires ?
Plusieurs textes de loi, directives et règlements français et européens imposent des obligations légales concernant la mise sur le marché de produits / services / systèmes, ce qui nécessite souvent la production de documents techniques. On peut citer :
- le Code de la consommation : information pour les consommateurs sur l’utilisation des produits
- la Directive 2006/42/CE sur les machines industrielles
- le Règlement REACH (1907/2006) : dossiers techniques pour les substances chimiques
- la Directive 2014/68/UE sur les équipements sous pression
- le Règlement 2017/745 sur les dispositifs médicaux
- la Directive 2014/35/UE sur les appareils électriques basse tension
- le Décret n° 84-74 sur la normalisation et la certification
De nombreux produits doivent donc être accompagnés de documents techniques pour être mis en vente sur le marché, comme dans le domaine des appareils électroniques, des équipements électriques, des produits industriels, des véhicules, des jouets, des dispositifs médicaux…
En cas de non-respect des obligations de documentation technique, les entreprises qui produisent ou qui distribuent s’exposent à des sanctions, telles que :
- le retrait du produit du marché
- des amendes pour non-conformité
- une responsabilité civile ou pénale en cas d’accident ou de problème de sécurité lié au produit
La rédaction de la documentation technique
Même si la documentation technique évoque plutôt un gros dossier ennuyeux qu’un document passionnant à dévorer d’une seule traite, ne perdez jamais de vue qu’elle fait partie de la grande famille des outils de communication au service d’une marque / entreprise. Une documentation conçue de manière ennuyeuse ne peut qu’agacer la personne qui est censée la consulter. Elle se forgera alors une image négative de votre marque / entreprise.
S’il fallait retenir une règle d’or pour bien rédiger votre documentation, ce serait celle qui découle des principes fondamentaux de la rhétorique classique : les 5 W d’une bonne communication (Who, What, Why, Where, When, ou Qui, Quoi, Pourquoi, Où, Quand).
Si vous abordez la rédaction en ayant correctement défini :
- qui parle et à qui (niveau de maîtrise de ma cible)…
- ce que vous voulez dire / amener votre cible à comprendre…
- où (et comment) les documents seront utilisés (média, format, besoin de traduction)…
- quand la cible en aura-t-elle besoin (installation, dépannage…)…
- et pourquoi vous le faites (Qu’est-ce que cela change pour ma cible ? Faut-il prioriser des sections ? Quelles finalités ?)…
… alors il y a de fortes chances pour que cette documentation technique soit réellement utile. Quels que soient les types de contenus que vous allez créer, il faut impérativement que votre cible puisse identifier les 5 W dès qu’elle pose les yeux sur les documents (première de couverture, titre, introduction, etc.)
Le format des documents techniques
Partons du principe que vous connaissez déjà le profil de votre cible, ses besoins et surtout, dans quelles circonstances elle utilisera vos documents techniques. Vous savez donc déjà globalement ce que vous voulez lui délivrer comme information dans votre documentation. La prochaine étape est le choix du ou des médias / formats. Il en existe autant de types que de circonstances d’utilisation par votre cible :
| Format du contenu | Circonstance d’utilisation | Avantage | Exemple |
|---|---|---|---|
| Manuels imprimés | Fournis avec des produits physiques complexes | Accessible sans besoin de technologie | Manuel d’une machine à laver ou d’une imprimante |
| PDF et livres blancs | Documentation distribuée en ligne ou par e-mail, souvent pour les produits logiciels | Format largement compatible, facilement partageable | Guide d’installation d’un logiciel |
| Pages web | Documentation évolutive et mise à jour régulièrement, accessible à tous | Accessibilité en tout lieu, facile à mettre à jour | Documentation d’un logiciel comme celle de WordPress |
| Wikis | Collaboration entre plusieurs utilisateurs pour une documentation continue | Mise à jour rapide et collaborative, flexible | Wiki d’entreprise ou de projet open source (ex : GitHub) |
| Bases de connaissances | Support client, souvent pour les produits ou services en ligne | Structuration de l’information pour un accès rapide | Portail d’aide de Microsoft ou Google |
| Guides interactifs | Assistance en temps réel dans un logiciel, souvent pour des outils complexes | Offre une aide contextuelle immédiate, intuitive | Guide d’installation d’un logiciel via un assistant pas-à-pas |
| Systèmes d’aide contextuelle | Fournis directement dans les logiciels ou les applications | Offre une aide rapide et directe sans quitter l’application | Aide contextuelle de Microsoft Office ou de Photoshop |
| Diagrammes et schémas | Représentation visuelle dans l’ingénierie ou les flux de travail complexes | Clarifie les processus complexes via la visualisation | Schémas électriques ou organigrammes |
| Fiches techniques | Spécifications détaillées d’un produit ou d’un composant spécifique | Concentre les informations techniques clés sur une seule page | Fiche technique d’un composant électronique (ex : processeur) |
| Plans et maquettes 3D | Conception de produits physiques ou dans l’ingénierie | Permet la visualisation en trois dimensions | Plan de construction d’un bâtiment ou d’une pièce mécanique |
| Vidéos | Tutoriels pratiques pour des processus complexes ou des démonstrations | Permet de voir le processus en temps réel, accessible visuellement | Tutoriels de montage ou de réparation sur YouTube |
| Podcasts ou fichiers audio | Instructions pour les utilisateurs sur le terrain, sans besoin d’écran | Utilisation dans des environnements où la lecture est difficile | Guide vocal pour le montage sur site ou pour un appareil |
| Animations interactives | Présentation de processus complexes de manière simplifiée | Engageant et facile à suivre, rend l’apprentissage ludique | Animation expliquant le fonctionnement d’un moteur au passage du curseur. |
| API documentation | Interaction des développeurs avec un logiciel ou un service via API | Structuration claire pour les développeurs, facilement accessible | Documentation API de Google Maps ou Stripe |
| Dépôts de code (README) | Documentation pour les développeurs dans les projets logiciels | Accompagnement direct avec le code pour la mise en œuvre | README d’un projet sur GitHub ou GitLab |
Évidemment, chaque format a ses propres codes de présentations à respecter afin de rendre la lisibilité / consultation de la documentation digeste et facile.
Méthode et style de rédaction des documents techniques
Concernant la rédaction de documents techniques, l’objectif est d’assurer une transmission d’informations claire, précise et surtout utile à la cible, sans laisser place à l’ambiguïté. Voici quelques principes clés à suivre :
Clarté et concision avant tout
Chaque document technique doit être rédigé avec clarté. Le langage doit être simple et dépourvu de termes superflus. L’efficacité prime : les phrases courtes et précises permettent une compréhension rapide. Même pour un public technique averti, la simplicité est incontournable. Un contenu trop complexe ou lourd complique l’assimilation des informations.
Uniformité du vocabulaire
La rigueur dans le choix des termes est essentielle. Chaque terme technique doit être utilisé de manière uniforme tout au long de la documentation. Par exemple, si l’on choisit le terme « répertoire » dans une section, il doit être repris de façon constante. Cette cohérence évite toute confusion, notamment lorsqu’il s’agit de traduction ou de documentation collaborative.
Adaptation au format et au public
Nous en avons déjà parlé, mais que ce soit pour un manuel imprimé, une vidéo tutorielle ou une base de connaissances en ligne, le style et la présentation doivent s’adapter au format et à l’usage prévus.
Pour un document texte, on privilégie les titres clairs, les listes à puces et des paragraphes bien segmentés. Dans une vidéo ou une animation, le tempo, la clarté des visuels et l’accompagnement sonore jouent un rôle clé. Adopter un style télégraphique pour un guide d’installation rapide, ou plus explicatif pour un manuel utilisateur, permet de répondre aux attentes de la cible.
Visualisation des concepts complexes
Lorsqu’il faut décrire des systèmes ou des processus complexes, le recours aux schémas, diagrammes ou même animations est souvent plus pertinent que de longs paragraphes de texte. Un visuel bien conçu permet de comprendre d’un coup d’œil ce qui nécessiterait plusieurs lignes à décrire.
Validation et retour utilisateur
Un bon document technique n’est jamais figé. Avant sa diffusion, il est soumis à des tests auprès d’utilisateurs représentatifs de la cible. Ces retours permettent de valider la clarté des informations et d’ajuster les éléments qui peuvent prêter à confusion. Que ce soit un guide interactif, un manuel ou une base de connaissances, chaque support doit être perfectionné par l’expérience terrain.
Les erreurs à éviter dans la rédaction
Même les rédacteurs les plus aguerris peuvent commettre des erreurs qui nuisent à la qualité et à l’efficacité d’une documentation technique. Ces erreurs, souvent subtiles, peuvent rendre un document moins utile ou plus difficile à comprendre, quel que soit son format. Pire, une documentation mal rédigée ou incomplète peut induire des risques pour l’utilisateur final.
Voici les pièges les plus courants à éviter.
Oublier l’utilisateur de la documentation
On le répète une 3e fois ? C’est parce qu’il s’agit probablement de l’erreur principale. Une documentation technique destinée à des ingénieurs ne sera pas formulée de la même manière qu’un guide pour des utilisateurs non techniques. La définition du profil de la cible dès le départ permet d’ajuster le ton, le niveau de détail et la terminologie. Une documentation inadaptée risque d’être incomprise ou mal utilisée.
Absence de structure claire
Un document technique désorganisé peut rapidement désorienter son lecteur. Chaque contenu doit être construit autour d’une architecture logique, avec des sections bien définies et des sous-titres explicites. L’utilisateur doit pouvoir trouver rapidement l’information qu’il recherche sans devoir parcourir l’ensemble du document. Une autre règle classique consiste à respecter une idée par paragraphe.
Utilisation excessive de jargon technique
Il est tentant d’utiliser des termes techniques sans les expliquer, surtout lorsque la documentation s’adresse à un public spécialisé. Mais même les expert·es peuvent avoir besoin de définitions ou de clarifications, notamment en cas de traduction ou lorsque les documents doivent être utilisés dans différents contextes. Chaque terme spécialisé doit être introduit et expliqué de manière concise, et il est souvent utile d’inclure un glossaire pour les termes récurrents.
Documents trop denses ou surchargés
La tentation de vouloir tout expliquer en une seule fois peut rendre un document indigeste. Si la précision est essentielle, l’excès de détails peut noyer l’utilisateur dans une masse d’informations secondaires, ce qui rend difficile l’identification des points clés. Il est préférable de synthétiser les informations les plus importantes et d’intégrer des annexes ou des liens vers des ressources complémentaires pour les éléments plus détaillés ou spécifiques.
Négliger les mises à jour
Une documentation technique qui n’est pas mise à jour devient vite obsolète. Il faut prévoir la mise en place d’un processus de suivi et de mise à jour régulière des contenus, en particulier pour les documents numériques ou les bases de connaissances, qui doivent refléter les dernières évolutions.
Surcharge de visuels
Si les visuels sont essentiels pour illustrer des concepts complexes, il vaut mieux ne pas en abuser. Un excès de graphiques, de schémas ou d’illustrations peut rendre le document confus et détourner l’attention des informations clés. Les visuels doivent toujours être pertinents, servir un objectif clair et être intégrés de manière cohérente au contenu écrit, sans en alourdir la lecture.
Manque d’accessibilité des documents
Enfin, l’accessibilité est souvent négligée. Une bonne documentation technique doit être utilisable par tous, y compris les personnes en situation de handicap. Cela signifie qu’il faut prévoir des alternatives aux formats visuels et audio, comme des descriptions d’images, des sous-titres pour les vidéos, et des formats compatibles avec les lecteurs d’écran. Intégrer ces éléments dès la création du document permet de garantir une expérience utilisateur inclusive et optimisée.
Rédiger votre documentation technique avec l’IA ?
L’intelligence artificielle a ouvert de nouvelles perspectives dans la création de documents techniques, avec des solutions qui permettent de gagner en efficacité tout en maintenant un haut niveau de qualité.
Attention, ne croyez pas aux sirènes qui prétendent que l’IA peut rédiger des documents techniques en remplaçant les rédacteurs. En revanche, les professionnel·les de la rédaction technique peuvent s’approprier l’IA pour automatiser certaines tâches, accélérer le processus de conception et garantir la cohérence des documents.
Sans aller dans le détail, voici comment l’IA peut être intégrée dans le processus de rédaction de la documentation technique.
Automatisation de la rédaction standardisée
Pour les sections répétitives, comme les spécifications techniques, les descriptions de produits ou les procédures d’installation, l’IA peut générer automatiquement des contenus basés sur des modèles préétablis. En automatisant ces tâches, les rédacteurs peuvent se concentrer sur les sections plus complexes ou personnalisées. Cela garantit également une uniformité dans les termes utilisés et la structure des documents.
Amélioration de la traduction
C’est la grande force de l’IA. Les documents techniques sont souvent destinés à une audience internationale, nécessitant des traductions dans plusieurs langues. L’IA, à travers des outils de traduction automatique avancés, aide à traduire rapidement des contenus tout en maintenant une certaine précision.
Si l’intervention humaine reste essentielle pour des vérifications fines, l’IA réduit considérablement le temps et les coûts liés aux traductions multilingues.
Analyse sémantique et vérification de la cohérence
L’IA peut analyser les documents techniques pour vérifier la cohérence des termes, repérer les incohérences entre différentes sections, et s’assurer que le vocabulaire technique est utilisé de manière uniforme. Cela permet de détecter des erreurs subtiles, comme des termes synonymes employés dans des contextes différents, ou des divergences dans les descriptions de processus.
Personnalisation dynamique des contenus
Grâce à l’IA, il devient possible de créer des documents techniques personnalisés en fonction des besoins spécifiques de l’utilisateur. Par exemple, un guide d’installation peut être automatiquement adapté en fonction du niveau de compétence de l’utilisateur, de la langue, ou encore du matériel utilisé. L’IA peut ainsi générer différentes versions d’un même document en fonction des critères définis.
Recherche contextuelle et aide à la rédaction
Les systèmes d’IA intégrés aux plateformes de rédaction technique peuvent proposer des suggestions en temps réel pour compléter des phrases, suggérer des sections connexes à insérer, ou rappeler des éléments précédemment mentionnés dans le document. Cela permet d’accélérer le processus de rédaction tout en garantissant une continuité dans le contenu.
Création de contenu multimédia
L’IA ne se limite pas à la création de texte avec ChatGPT. Elle peut également générer ou adapter des contenus multimédias, comme des diagrammes, des schémas interactifs ou des vidéos explicatives, en fonction des informations présentes dans le document. Ces éléments enrichissent la documentation et facilitent la compréhension des processus complexes.
L’importance de l’humain dans le processus
Bien que l’IA puisse considérablement simplifier et accélérer certaines étapes de la rédaction technique, l’intervention humaine reste obligatoire. Les rédacteurs et les experts métiers apportent une dimension critique que l’IA ne peut pas toujours saisir, comme le contexte, la nuance ou la subtilité dans la formulation. L’IA doit être vue comme un assistant permettant d’automatiser les tâches répétitives et d’améliorer la productivité, mais la supervision humaine garantit la précision, la clarté et l’adaptabilité des documents.
Comment créer des documents techniques sans rédacteur à disposition?
Les professionnel·les de la rédaction deviennent généralement rédacteurs lorsqu’ils sont déjà spécialisés dans un domaine (ingénierie, développement, recherche scientifique…). Autrement dit, vous pouvez vous-même devenir rédacteur ou rédactrice pour votre entreprise, en vue de créer de la documentation technique sur mesure. Vous hésitez toutefois, par peur de ne pas savoir utiliser correctement les outils à votre disposition ?
Chez 3P Formations, nous proposons des formations courtes et intensives tournées vers les projets d’entreprise. Conçues selon les besoins de votre poste et autour d’un projet, ces formations 100 % sur mesure vous donnent les clés pour apprendre par l’expérience.
Vous avez le projet de concevoir de la documentation technique ? Découvrez nos formations pour entreprises et profitez d’un rdv gratuit pour discuter de votre projet.
