Dans la vie de l’entrepreneur.e, le temps vaut plus que toute autre ressource d’affaires (finances, personnel, compétences…). Le temps, vous le possédez déjà, mais il n’est pas extensible. S’il est perdu, impossible de le récupérer. Apprendre à gérer votre temps et celui de vos collaborateurs vous aidera à optimiser la productivité en entreprise. Vous apprendrez aussi à améliorer votre qualité de vie, votre gestion du stress ainsi que les relations au sein de l’entreprise.
L’impact d’une mauvaise gestion du temps pour l’entreprise… et pour l’entrepreneur.e
L’impression de manquer de temps est une frustration commune à tout être humain. À quelle fréquence dites-vous « je n’ai pas le temps », « je n’ai pas de temps à perdre » ou encore « je n’ai pas fait tout ce que je voulais » ?
Ce rapport au temps nous ramène sans cesse à un sentiment d’impuissance. On ne se sent pas assez efficace, pas assez organisé, « moins bon que ces champions sur LinkedIn » qui donnent l’impression de cumuler toutes les priorités sans difficulté.
L’impression de manquer de temps nous amène à faire de très mauvais choix :
- augmentation du temps de travail
- réduction du temps de repos nécessaire au cerveau
- réduction des vacances
- sacrifice de votre vie privée
- sacrifice de vous-même…
Les conséquences ? Vous les connaissez : stress, baisse de la qualité du sommeil, baisse d’énergie, dégradation des relations interprofessionnelles et familiales, isolement voire maladie sur le long terme… Tout l’inverse de ce que vous espériez gagner.
Avoir une bonne relation au temps et en faire un allié plutôt que de le subir constitue donc une étape essentielle dans votre vie d’entrepreneur.e. et dans le bon fonctionnement de votre entreprise.
5 techniques pour commencer à mieux maîtriser votre temps
Nous sommes des êtres paradoxaux. Nous avons la capacité de nous placer en situation de sur-activité pour fuir les tâches essentielles qui demandent de sortir de notre zone de confort. Et pour éviter ces priorités, l’excuse du « je n’ai pas le temps » tombe souvent à pic, car nous sommes déjà engagé.es sur plein d’autres choses.
Afin de réaménager ce temps disponible, il va falloir apprendre à le reconsidérer et à le segmenter pour l’utiliser avec succès.
Réduire votre charge mentale
Apprendre à vider sa charge mentale vous aidera sur le plan professionnel comme personnel. Le meilleur outil pour gérer les priorités de votre business est la To-Do List. Utilisez un logiciel de gestion de tâches (Notion, Trello) pour noter tout ce que vous devez faire. Absolument tout, de votre rendez-vous investisseur à l’organisation d’une journée en famille. Votre liste d’objectifs peut s’étoffer jour après jour.
Triez ensuite toutes ces tâches par priorités :
- À accomplir (objectif urgent ou tâches à forte valeur ajoutée)
- À déléguer (objectif urgent que vous pouvez confier)
- À différer (projet pas urgent, mais à planifier pour bientôt)
- À abandonner (projet à mettre de côté pour l’instant)
Prévoir votre agenda
Il s’agit de créer un plan d’action visant encore à réduire votre charge mentale. Reprenez vos objectifs et placez-les dans votre agenda. Planifier votre emploi du temps vous aidera à vous concentrer et à mieux maîtriser le temps passé sur chaque activité.
Soyez réaliste dans votre organisation, ne surchargez pas votre emploi du temps. Vous serez forcément dérangé.e dans votre journée, mais tenez-vous aux quelques objectifs prévus. Commencez avec 1 ou 2 objectifs journaliers.
En fin de journée, établissez votre liste pour le lendemain : vous saurez déjà quoi faire en arrivant au bureau. Faites la même chose pour chaque semaine, chaque mois…
N’hésitez pas à utiliser la méthode des petits pas : divisez vos tâches en sous-tâches plus courtes à réaliser. Cette technique est très efficace pour ne pas se démotiver, surtout si l’objectif à atteindre est très important (doublement du CA, investissements importants, prospection…).
Arrêter d’essayer d’être multitâche
Comme l’explique très bien cet article de la revue Challenges, être multitâche est une illusion, un mythe, pour les hommes comme pour les femmes.
Au contraire, vous pourriez être intéressé.e par l’« état de flow », une façon d’être totalement concentré sur votre tâche pour atteindre plus rapidement l’objectif.
Nettoyer votre environnement immédiat
Un espace de travail mal agencé ne crée pas de satisfaction. Prenez le temps de ranger votre bureau pour travailler sereinement.
L’environnement de travail, c’est aussi l’environnement en ligne. Essayez de désactiver au maximum ce qui peut accaparer votre attention :
- notifications LinkedIn, Facebook, Insta, Twitter…
- appels et boite mail professionnelle (confiez cette activité à quelqu’un)
- classer proprement les dossiers sur votre ordinateur
Utiliser des outils de timing
Les timers peuvent paraître oppressants. Ces outils sont en réalité très utiles pour vous éviter de procrastiner. Avec le timer, vous saurez combien de temps vous mettrez pour chaque tâche, ce qui vous aidera à mieux planifier vos futurs objectifs.
Votre cerveau ne peut être pleinement efficace des heures d’affilée. Après 45 ou 60 minutes d’activité, il requiert une pause de 15 à 20 minutes. Utilisez ces pauses pour discuter avec vos collaborateurs, faire le ménage… La méthode Pomodoro est un bon exemple.
De nombreuses applications de timing existent pour cadrer vos sessions de travail et vos pauses. L’outil Session pour Mac est très pratique, mais aussi FocusMe, Pomotodo, Focus Booster pour les PC… À vous de trouver le modèle qui vous convient !
Pensez à mesurer vos progrès pour optimiser votre gestion d’entreprise
Mesurer votre progression au fil du temps est un indice-clé de performance pour savoir où vous pouvez réaliser des progrès. Pensez à planifier des rendez-vous dans votre agenda pour faire ce travail d’analyse (cela vaut aussi pour d’autres tâches : prospection, rappels clients…).
Observez combien de temps vous passez à travailler effectivement, quelles tâches vous pouvez compresser, déléguer ou reporter. Pensez aussi à votre temps libre, essentiel à votre équilibre, et donc également au succès de votre entreprise.
N’oubliez pas, le temps est votre ressource d’affaires principale. Il n’est pas extensible, il peut être perdu, mais jamais rattrapé. En formant vos salarié.es et vos managers à ce diagnostic du temps, vous pourrez les aider à devenir plus efficaces, mais aussi à renforcer leur engagement envers l’entreprise, car ils auront des objectifs clairs à suivre. Et qui dit engagement dit plus de croissance !
