Non-anglophones : maîtrisez la rédaction d’emails en anglais

La capacité de communiquer efficacement en anglais, à l’oral ou par e-mail, est devenue une compétence essentielle dans de nombreux des secteurs. Et ce n’est pas toujours simple, surtout pour les Français. Imaginez pouvoir communiquer avec aisance et professionnalisme, au point que votre interlocuteur anglophone soit agréablement étonné par votre maîtrise. Grâce à notre guide, découvrez comment bien écrire un email professionnel en anglais ainsi que quelques petites astuces, dont un prompt ChatGPT bien pratique, pour accélérer ce travail.

Conseils fondamentaux pour des e-mails professionnels efficaces en anglais

Notre monde exige de la rapidité et de la clarté. Il est donc impératif de suivre des principes fondamentaux pour rédiger des e-mails efficaces en anglais qui touchent directement au but, afin de ne pas importuner inutilement votre destinataire. Votre objectif est de communiquer de manière concise, tout en respectant les normes professionnelles et culturelles propres à votre interlocuteur.

Écrire un courriel en anglais avec clarté et concision

L’objet de votre e-mail est la première chose que votre destinataire verra. Il doit être clair et concis. Un objet bien formulé :

• • résume le contenu du mail

• • est direct et précis

• • incite à l’ouverture

Pour la suite du texte, commencez par l’essentiel de votre message. Les e-mails efficaces vont droit au but dès les premières lignes. Utilisez des phrases courtes, car la longueur et la complexité peuvent mener à la confusion chez votre interlocuteur.

            Rédiger une structure de mail organisée

Optez pour une introduction qui mentionne clairement l’objectif de l’e-mail. Par exemple, « I am writing to discuss / in reference to… (Je vous écris pour discuter de…) » ou « Following our meeting on… (Suite à notre réunion de…) »

Le contenu du message doit être visuellement structuré. Séparez les différents points et idées du texte en paragraphes distincts. Utilisez des listes à puces ou numérotées pour énumérer des idées ou des tâches. Éventuellement, une mise en gras des phrases clés peut toujours aider, sans en abuser pour le confort de lecture de votre interlocuteur.

Terminez par une conclusion claire et un appel à l’action si nécessaire, comme « Please send me your feedback before… (Merci de me faire parvenir votre feedback avant le…) » ou « Please confirm your attendance at… (Veuillez confirmer votre présence à…) »

            Choisir le ton adapté à l’interlocuteur

Le ton doit correspondre à la relation que vous entretenez avec le destinataire. Un e-mail pour un collègue proche peut être moins formel que ceux destinés à des clients importants.

Pensez à la courtoisie. Même dans un contexte moins formel, maintenez un niveau correct de politesse. Des expressions telles que « Please (S’il vous plaît) » et « Thanks (Merci) » sont toujours appréciées.

            Rédaction rapide d’email avec des modèles

Vous rédigez régulièrement des emails en anglais ? Pensez aux templates ! En préparant des modèles types d’e-mails que vous envoyez fréquemment, cela peut considérablement accélérer le processus de rédaction.

Les formules et les phrases clés des courriels en anglais

Il existe des éléments standardisés qui aident à structurer votre e-mail et à communiquer votre intention de façon précise.

            Introductions et conclusion efficaces

Voici quelques idées intéressantes concernant les introductions d’email :

• • Pour initier une conversation : « I am writing to discuss… » ou « I would like to bring to your attention… »

• • En réponse à une communication précédente : « Thank you for your prompt reply… », « Thank you for your interest » ou « Further to our recent conversation… »

• • Pour une mise à jour ou un suivi : « I am reaching out to provide an update on… » ou « In continuation of our last discussion… »

Du côté des conclusions pour votre texte :

• • Pour inviter à une action ou une réponse : « Please let me know your thoughts on this matter at your earliest convenience. » ou « I look forward to hearing from you soon. »

• • Pour conclure un sujet : « Thank you for considering this matter. » ou « I appreciate your input on this issue. »
  • Pour proposer de l’aide oudesinformations supplémentaires : « Should you need any further information, please contact me. »

            Formulation de requêtes et de réponses

Voici quelques idées de formules usuelles adaptées aux emails professionnels en anglais :

• • Formulations polies : « Could you please… » ou « I would be grateful if you could… »

• • Demandes spécifiques : « Would you be able to provide… », « Can we arrange a meeting to discuss… » ou « Could you give me some information/tell me more about… »

• • Confirmation : « I am happy to confirm that… », « I’d like to confirm… », « Just writing to confirm… » ou « I can assure you that… »

• • Expression d’un accord : « That works for me. », « I completely agree with you/your decision. », « That sounds good. » ou « I think the same about… »

• • Refus poli : « Unfortunately, I am unable to… », « I’m afraid that… », « I understand the situation but… » ou « I regret to inform you that… »

• • Alternative à un refus : « An alternative solution might be… », « Instead, we should… », « How about we… ? » ou « What do you think about… instead ? »

• • Report d’action : « I will get back to you on this by [date/time]. » ou « Let me check on that and I will inform you as soon as possible. »

• • Relance : « To this day, I haven’t received any answer from you regarding… », « I would like to kindly remind you that… », « Further to… » ou « With reference to… »
  • Ajout de pièce jointe : « I’m sending you the plan for the week as an attachment. », « I’ve attached… », « Please find attached some additional documents/your document about… » ou « I’m attaching… »

            Formules de politesse adaptées

C’est la bête noire de tout·e Français·e ou francophone rédigeant des mails importants. Il faut simplement garder à l’esprit que la simplicité et la courtoisie sont la priorité :

• • Salutations formelles : utilisez « Dear Mr./Mrs./Ms. [Nom de famille] » pour les contacts professionnels formels ou lorsque vous ne connaissez pas bien le destinataire.

• • Salutations moins formelles : « Hello [Prénom] » ou simplement « Hi [Prénom] » peuvent être utilisés dans des contextes plus informels ou avec des collègues que vous connaissez bien.

• • Groupes : pour les e-mails adressés à plusieurs personnes, « Dear Team », « Hello Everyone » ou « Hi All » sont des options appropriées.

• • Clôture formelle : « Yours sincerely » ou « Best regards » pour maintenir un ton professionnel.
  • Clôture informelle : « Warm / best regards » ou « Best wishes » pour des échanges plus personnels ou décontractés.

Erreurs courantes en emailing : comment les éviter ?

Pour les non-natifs, la rédaction d’emails dans la langue de Shakespeare présente plusieurs défis qui vont au-delà de la grammaire ou du vocabulaire et qui peuvent grandement influencer la perception du professionnalisme et des compétences de l’expéditeur :

• • Traduction littérale depuis la langue maternelle : tournures incorrectes ou inusuelles en anglais ;

• • Difficultés linguistiques : choix des temps verbaux, prépositions et articles, vocabulaire spécifique ;

• • Complexité inutile des phrases longues : augmentation du risque d’erreurs ;

• • Expressions idiomatiques : attention aux expressions typiquement françaises, prévoir des tournures plus informelles et des expressions adaptées comme « Touch base » (reprendre contact) ou « Get the ball rolling » (commencer quelque chose) ;

• • Nuances culturelles : les e-mails américains peuvent par exemple sembler abruptes et impolis à des francophones. Il est toujours bon de se renseigner sur les us et coutumes des clients situés dans différents pays, ne serait-ce que par respect.

Il est évident que pour éviter le maximum d’erreurs, tout commence par un bon apprentissage de l’anglais acquis lors des études ou suite à une formation en anglais solide pour adulte. Toutefois, tout le monde n’a pas eu l’occasion de vivre dans un pays anglophone ou de pratiquer régulièrement. Il faut donc parfois recourir à quelques astuces :

• • Relecture attentive : prenez le temps de relire vos e-mails avant l’envoi pour détecter et corriger les fautes de grammaire, d’orthographe et de ponctuation.

• • Relecture par autrui : il peut être judicieux de faire appel à un·e professionnel·le de la traduction pour garantir la qualité de votre message, surtout si les enjeux sont importants (démarchages clients, négociations…)

• Outils de correction : Deepl et ChatGPT sont d’excellents outils pour corriger les erreurs courantes. Attention, ils ne sont pas infaillibles. Méfiez-vous de Google Trad qui est loin d’être pro.

3 exemples d’e-mails professionnels + Prompt ChatGPT

Voici trois exemples d’e-mails professionnels en anglais, conçus pour illustrer les meilleures pratiques en matière de communication avec des clients d’autres pays. Ces modèles servent de référence pour différentes situations courantes en entreprise.

            Email de prise de contact professionnelle

Objet : Introduction or collaboration proposal

Corps du Message :

Dear [Mr. – Mrs. + Nom],

I hope this email finds you well. I am Jean Dupont, the Head of Business Development at [votre société]. Following our brief interaction at the Global Tech Conference last week, I am writing to explore potential collaboration opportunities between our companies.

Our team at [votre entreprise] has been impressed with your innovative approaches in the tech industry, particularly in [domaine spécifique]. We believe that a partnership could be mutually beneficial, especially in [zone d’intérêt commun].

Could we schedule a call next week to discuss this further? I am available on Tuesday and Thursday afternoons. Please let me know a time that suits you best.

Thank you for considering this opportunity. I look forward to the possibility of working together.

Best regards,

[Prénom + nom]

[votre poste en anglais]

[votre entreprise]

[vos coordonnées + site web / profil LinkedIn]

            Email de réponse à une demande client

Objet :  Your inquiry about our custom solutions

Corps du Message :

Hello [Mr. – Mrs. + Nom],

Thank you for reaching out with your query about our product X. I’m glad to provide further details.

Product X is specifically designed for [expliquer brièvement l’usage du produit]. It offers [mettre en avant deux ou trois avantages clés], making it an ideal choice for [type de clientèle cible].

Regarding your question about compatibility, Product X is fully compatible with [spécifier les systèmes ou conditions applicables]. You can find more detailed specifications attached. [penser aux pièces jointes]

Additionally, I would be happy to set up a meeting to discuss your project requirements in more detail.

Please let me know a convenient time for you. We are committed to providing the best possible service to meet your needs.

Best regards,

[Prénom + nom]

[votre poste en anglais]

[votre entreprise]

[vos coordonnées + site web / profil LinkedIn]

            Email de suivi après une réunion

Objet : Follow-up on our meeting regarding sustainable solutions

Hello Team,

Thank you all for attending yesterday’s meeting on sustainable urban development. It was great to see such engagement and innovative ideas from everyone.

As discussed, I am attaching the meeting minutes along with the action plan. Please review the assigned tasks and deadlines. If there are any questions or further clarifications needed, do not hesitate to reach out.

Let’s keep the momentum going and work towards our project milestones. Looking forward to our next meeting and the progress we will have made by then.

Best wishes,

[Prénom + nom]

[votre poste en anglais]

[votre entreprise]

[vos coordonnées + site web / profil LinkedIn]

            Prompt ChatGPT universel pour l’emailing pro en anglais

Voici un exemple de prompt généraliste qui peut vous aider comme base de travail. Vous devrez remplacer ce qui est écrit entre crochets, et affiner au besoin. Prenez le temps de faire plusieurs essais pour personnaliser votre prompt, car notre exemple ne répond pas pleinement à la spécificité de votre cas.

Attention à vous assurer que le résultat reste professionnel, soit en fournissant votre version en français en amont, soit en demandant une traduction en fin de travail. Éventuellement, faites relire à un·e collègue pour vos premiers essais, en vue d’affiner le texte. Attention aussi à ne pas inclure de données confidentielles dans votre prompt.

Prompt ChatGPT

« Tu es expert en rédaction d’emails professionnels en anglais. Tu accompagnes des clients internationaux dans leur communication en ligne et emailing pro. Je souhaite que tu m’aides à rédiger un courriel professionnel en anglais en suivant les meilleures pratiques à jour.

Avant de rédiger :

• • Expéditeur de l’email : [Qui êtes-vous? Quelle est votre fonction ? Décrivez brièvement l’activité de votre organisation et ce que vous faites pour elle.]

• • Contexte : [But de l’e-mail (demande d’information, réponse à une question, planification d’une réunion, etc.) + rappeler le contexte]

• • Objectif de l’email : [Réfléchissez à la situation qui nécessite cet e-mail et à ce que vous espérez accomplir.]

• • Informations essentielles : [Indiquez tout le contenu qui doit être formulé, notamment le besoin client et votre solution si c’est du démarchage]
  • Destinataire de l’email : [Identifiez votre interlocuteur (collègue, supérieur, client, partenaire d’affaires) + son poste, son environnement professionnel et sa géolocalisation + niveau de relation (1^er contact, déjà en collaboration…)]

Instructions pour la rédaction :

• • Rédige sans indiquer la structure, comme s’il s’agissait d’un vrai email en anglais professionnel.

• • Réfère-toi au niveau de relation pour choisir le ton et les formalités adaptées
  • Mets en gras les mots-clés

Corps de l’email :

• • Objet de l’e-mail : formule un objet clair et précis qui résume le contenu de l’e-mail.

• • Salutation : choisis une salutation appropriée en fonction du niveau de relation avec le destinataire.

• • Introduction : commence par une phrase d’introduction qui établit le contexte ou fait référence à des communications précédentes.

• • Corps du message : structure le message en paragraphes clairs, par idée. Sois concis, mais fournis toutes les informations nécessaires. Utilise un langage et un ton appropriés au contexte professionnel en anglais.

• • Conclusion et appel à l’action : termine par une conclusion qui résume le message et indique les prochaines étapes attendues. Inclus un appel à l’action si nécessaire.

• • Formule de politesse de clôture : utilise une formule de politesse qui correspond au niveau de formalité de l’e-mail.

• • Signature : Inclus mes informations de contact et mon titre professionnel. »

Vous trouverez de nombreuses idées de prompts sur le web (mail d’excuse, mail de relance…). Mais prenez à chaque fois soin d’apporter du contexte, car le message pourrait sembler très froid et peu personnalisé si vous n’apportez pas de détails.

Formation à la rédaction d’emails professionnels en anglais

La maîtrise de la rédaction d’e-mails professionnels en anglais est une compétence essentielle dans le monde des affaires. En comprenant les défis uniques auxquels sont confrontés les non-natifs et en adoptant les bonnes pratiques, les professionnels peuvent améliorer considérablement leur efficacité de communication.

La formation pour adulte reste encore la meilleure façon apprendre les bonnes pratiques et réduire les incertitudes au moment de rédiger son texte. Car même si l’IA vous permet beaucoup en communication et en marketing, elle devient une limite dangereuse pour votre image professionnelle si vous n’êtes pas en mesure d’évaluer la qualité du résultat.

Chez 3P Formations, nous privilégions une approche pratique, qui met l’accent sur vos besoins réels au poste de travail. Grâce à notre méthode d’apprentissage et nos cours axés spécifiquement sur la communication écrite et orale en anglais, vous devenez rapidement autonome et gagnez rapidement en confiance.

Mais peut-être qu’avant d’envisager ce choix, vous seriez intéressé·e de connaître gratuitement votre niveau d’anglais ?